Ga naar boven

Overhead

Programma overhead
bedragen x € 1.000,-

Rekening
2015

Begroting
2016

Begroting
2017

Meerjarenraming

2018

2019

2020

Overhead

Lasten

0

0

48.528

47.152

46.304

46.969

Baten

0

0

-2.225

-2.275

-2.293

-2.293

Saldo

0

0

46.303

44.877

44.011

44.677

Onvoorzien

Lasten

0

197

244

244

244

244

Baten

0

0

0

0

0

0

Saldo

0

197

244

244

244

244

Programma

Lasten

0

197

48.772

47.397

46.548

47.214

Baten

0

0

-2.225

-2.275

-2.293

-2.293

Saldo van baten en lasten

0

197

46.547

45.122

44.256

44.921

In het gewijzigde Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voorgeschreven dat de baten en lasten van overhead niet meer onder de afzonderlijke beleidsprogramma's geregistreerd mogen worden, maar voortaan in een apart overzicht in het programmaplan gepresenteerd moeten worden. Het saldo in het hierboven gepresenteerde overzicht is gelijk aan het saldo op het taakveld 0.4 Overhead, onderdeel van het hoofdtaakveld 0 Bestuur en ondersteuning (zie paragraaf 4.3). In de programma's worden vanaf 2017 alleen de kosten opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces.

Door het apart presenteren van de overhead vervalt de noodzaak van een complexe en veelal ondoorzichtige kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken en activiteiten. Ook de aan overhead toe te rekenen rente is inbegrepen in dit overzicht. Hiermee winnen begroting en verantwoording aan transparantie en kan beter worden gestuurd op de bedrijfsvoering. Bovendien kan door het hanteren van een landelijk voorgeschreven systematiek een betere vergelijking worden gemaakt met andere gemeenten.
Het centraal moeten begroten en verantwoorden van alle overhead, zou nadelig kunnen uitpakken als normaliter een deel van de overheadkosten ten laste van grote projecten of investeringen gebracht zouden worden. Daarom is het toegestaan de betreffende overheadkosten op indirecte wijze toch aan die investeringen en projecten toe te rekenen.
Het centraal begroten van de kosten van overhead betekent ook dat het niet langer mogelijk is om uit de programma's of taakvelden de tarieven voor heffingen en leges te bepalen. Tot nog toe werden met verdeelsleutels via de kostenverdeelstaat overheadkosten aan de programma's worden toegerekend. Daardoor zaten alle aan heffingen en leges toe te rekenen kosten in het programma. Omdat dit niet meer mag, moet nu apart bepaald worden welk deel van de overheadkosten volgens de regels voor het bepalen van heffingen en leges toegerekend kan worden. Om inzicht te verschaffen in de resultaten van deze berekeningen, moeten deze voortaan met toelichting worden opgenomen in paragraaf 3.2.1 Lokale heffingen.

In het BBV wordt overhead gedefinieerd als 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces'. Deze definitie omvat onder andere elementen die via de gangbare definitie uit 'Vensters voor Bedrijfsvoering' tot overheadkosten kunnen worden gerekend, maar beperkt zich daar niet toe. Naast de loonkosten van de zogenaamde PIOFACH-functies in de definitie van 'Vensters voor Bedrijfsvoering', omvat de in de BBV-definitie bedoelde overhead ook de ICT-kosten van alle PIOFACH-systemen, alle ambtelijke huisvestingskosten, alle uitbestedingskosten bedrijfsvoering en naar rato de rentekosten die niet zijn toe te delen aan de programma's of taakvelden in het primaire proces. (NB: PIOFACH staat voor de functies personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting)

In de 'Notitie overhead' van de commissie BBV wordt dieper ingegaan op de onderscheiden componenten van overhead. Voor wat betreft het personeel behoren tot de overhead de kosten voor:

  • de Leidinggevenden in het primaire proces;
  • de medewerkers van Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie;
  • de medewerkers van P&O / HRM;
  • de medewerkers van Inkoop;
  • Interne en externe communicatiemedewerkers, met uitzondering van klantcommunicatie;
  • de medewerkers van Juridische zaken;
  • de medewerkers van Bestuurszaken en bestuursondersteuning;
  • de medewerkers van Informatievoorziening en automatisering;
  • de medewerkers van Facilitaire zaken en huisvesting;
  • de medewerkers bezig met postbehandeling en archivering;
  • de Managementondersteuning in het primaire proces

Naast de personele kosten van bovenstaande medewerkers behoren ook tot de overhead:

  • de kosten voor de huisvesting voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen gemeentelijke organisatie;
  • de personele kosten van medewerkers die niet eerder genoemd zijn, maar die werkzaamheden verrichten die niet zijn toe te rekenen aan een of meerdere taakvelden;
  • de verzekeringskosten en opleidingskosten voor personeel;
  • de bijdrage aan een verbonden partij, voor zover deze verbonden partij werkzaam is voor het taakveld 0.4 Overhead.

De uitkomsten voor de gemeente Leiden van de voorgeschreven werkwijze zijn in onderstaande tabel opgenomen.

 

Overheadkosten

2017

 

2018

 

2019

 

2020

 

Lasten

Baten

Lasten

Baten

Lasten

Baten

Lasten

Baten

Personeel

13.980

0

13.408

0

13.415

0

13.415

0

Personeel DZB

3.982

0

3.982

0

3.982

0

3.982

0

Overig

12.816

-1.847

12.340

-1.897

11.518

-1.915

12.183

-1.915

Overig DZB

2.211

-378

2.211

-378

2.211

-378

2.211

-378

SP71

20.651

0

20.357

0

20.292

0

20.292

0

Totaal overheadkosten

53.640

-2.225

52.298

-2.275

51.418

-2.293

52.083

-2.293

Doorbelasting overhead investeringen/projecten

-5.112

0

-5.146

0

-5.114

0

-5.114

0

Totaal overheadkosten na doorbelasting

48.528

-2.225

47.152

-2.275

46.304

-2.293

46.969

-2.293

Bedragen x € 1.000,-

Beleidsindicatoren
Als gevolg van de BBV-wijzigingen met ingang van 1 januari 2017 moeten 39 beleidsindicatoren verplicht bij de programma's worden opgenomen. Met deze beleidsindicatoren is het via 'waarstaatjegemeente.nl' beter mogelijk de resultaten van de gemeenten onderling te vergelijken. Van deze indicatoren vallen er 5 onder het hoofdtaakveld 0 Bestuur en Organisatie. Omdat het voornamelijk overhead gerelateerde indicatoren betreft, worden ze in deze paragraaf opgenomen.

Beleidsindicator

Eenheid

Periode

Leiden

Nederland

Bron

1. Formatie

Fte per 1.000 inwoners

2017

10,54

-

Begroting 2017

2. Bezetting

Fte per 1.000 inwoners

2017

9,89

-

Begroting 2017

3. Apparaatskosten

Kosten per inwoner

2017

881

-

Begroting 2017

4. Externe inhuur*

Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen

2017

17%

-

Begroting 2017

5. Overhead

% van totale lasten

2017

10%

-

Begroting 2017

* Voor 2017 is onze ambitie om de uitgaven aan externe inhuur te maximeren op 17% van de totale loonsom, gebaseerd op het gemiddelde bij 100.000+ gemeenten (Personeelsmonitor 2015).

Verbonden Partijen
De onderstaande Verbonden Partij levert een bijdrage aan het programma Overhead. Zie voor meer informatie de paragraaf verbonden partijen.

Servicepunt71
Samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering tussen de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De bedrijfsvoering betreft de dienstverlening op de gebieden financiën, human resource management, inkoop, informatie en communicatie-technologie, juridische zaken en, voor Leiden en Leiderdorp, facilitaire zaken.