Ga naar boven
Home / Beleidsbegroting / Paragrafen / Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Deze paragraaf is gewijd aan de bedrijfsvoering van de gemeente, dat wil zeggen de manier waarop de processen in ons bedrijf zijn georganiseerd en worden aangestuurd en de manier waarop de bedrijfsmiddelen worden ingezet. Doel van de bedrijfsvoering is om zo effectief en efficiënt mogelijk de afgesproken prestaties te leveren. In deze paragraaf formuleren wij doelen en activiteiten voor de verschillende bedrijfsvoeringsdisciplines.

Onze missie voor de bedrijfsvoering luidt als volgt:

'De bedrijfsvoering van Leiden is efficiënt en transparant en draagt optimaal bij aan de doelen, prestaties en projecten van de gemeente.’

Op een aantal manieren meten we de kwaliteit van onze bedrijfsvoering. Ten eerste doen we mee  aan de Vensters voor Bedrijfsvoering, een landelijke benchmark, om onze bedrijfsvoering ten opzichte van andere overheden jaarlijks te ijken en om daar van te leren. In deze paragraaf bedrijfsvoering vermelden we Leidse waarden voor een aantal indicatoren uit de vensters in 2015 en ter vergelijking hun benchmarkwaarde. In het algemeen is ons streven om het beter te doen dan de benchmark, tenminste, als een zinvolle vergelijking mogelijk is. Ten tweede verrichten we zelf een aantal metingen: we monitoren periodiek de telefonische bereikbaarheid van medewerkers, we voeren een Medewerkers tevredenheids Onderzoek (MTO) uit en we doen tevredenheidsonderzoek naar de dienstverlening aan de balie.

Hierna beschrijven we de ontwikkeling van de verschillende bedrijfsvoeringsdisciplines: planning en control, organisatie, Informatievoorziening, HRM, huisvesting, communicatie, facilitaire en juridische zaken.

Planning en control

Door Planning en control (P&C) sturen en beheersen we de uitvoering van de begroting. P&C maakt gebruik van instrumenten die onze kaders en doelstellingen vastleggen, waarmee we monitoren wat vande uitvoering terecht is gekomen en waardoor we verantwoording kunnen afleggen. Wat willen we bereiken, wat gaan we daartoe doen en wat gaat het kosten? Hebben we bereikt wat we beoogden? Op welke punten en hoe moet er worden bijgestuurd? Dit zijn de vragen die onder ‘planning en control’ vallen en waarop achtereenvolgens de begroting, de bestuursrapportages en de jaarrekening antwoord geven. De P&C-cyclus biedt een instrumentarium dat college, raad en ambtelijke organisatie helpt om succesvol te opereren.

Bij de behandeling van de Jaarstukken 2015 heeft de raad motie M160064/2 ‘Bep mag het weten’ aangenomen. In de motie roept de raad het college op om nog een plan van aanpak op te stellen voor het versterken van het vermogen om het financiële resultaat te voorspellen. Dat plan van aanpak wordt in 2016 opgesteld en zal in 2017 moeten worden uitgevoerd.

We maken onderscheid tussen de beleidscyclus en de begrotingscyclus. Daardoor krijgen zij elk de aandacht die zij verdienen. Beleidsevaluatie en -verantwoording vindt slechts op hoofdlijnen plaats in de begrotingscyclus. In de beleidscyclus gebeurt dat afzonderlijk, per onderwerp (bijvoorbeeld als het gaat om de doeltreffendheid van het cultuurbeleid) in een diepgang en frequentie op maat van het onderwerp (bijvoorbeeld evalueren eens in de twee jaar).

Beleidsterrein

Doel

Activiteiten

A Planning en control: bestuur en management zijn ‘in control’

A1 Er zijn duidelijke, eenvoudige, actuele en transparante afspraken over de P&C-cyclus

A1.1 Elk jaar een Kaderbrief voor de Programmabegroting, een Programmabegroting, Jaarverslag en Jaarrekening, en twee of meer Bestuursrapportages

A1.2 Verbetering van managementinformatie

A1.3 Doorontwikkeling van ambtelijke maandrapportage gevolgd door budgetgesprekken tussen financieel adviseur en budgethouder

A1.4 Algemeen Controleplan ter vaststelling door de gemeenteraad

A2 Tijdige en relevante informatievoorziening

A2.1. ‘In control verklaring’ van rechtmatigheid en getrouwheid opnemen in de jaarrekening

A2.2. ‘In control verklaring’ van rechtmatigheid en getrouwheid opstellen per organisatie-onderdeel

A2.3 De auditpool doet doelmatigheids-/ doeltreffendheids- onderzoeken en doet daarvan verslag

A3 Van papier naar gesprek

A3.1 Gesprekken tussen organisatie en de interne auditfunctie over de belangrijkste risico’s en beheersingsmaatregelen

A4 We zijn fiscaal in control

A4.1 Transparante documenten en dialoog  

A4.2 Uitvoeren van het plan van aanpak om fiscaal in control te komen (Tax Control Framework)

 

A5 De leveringscontracten met Servicepunt71 zijn toereikend (p & q) voor de behoefte van de organisatie aan kwalitatief goede bedrijfsvoeringsondersteuning

A5.1 Opstellen collectief en individueel leveringscontract

A5.2 Contractrapportages per kwartaal afgestemd met de lijn

B Financiën

B1 Robuust financieel beleid

B1 Versterken aansluiting Bestuursrapportages en Jaarrekening (n.a.v. Motie 'Bep mag het weten')

B2 Financieel beheer op orde

B2 Invoering nieuw proces van inkoop tot betaling

‘In control’ 

‘In control’ betekent dat de organisatie waarborgt dat de doelstellingen worden bereikt, onder andere op het gebied van rechtmatigheid en getrouwheid, en dat daarover managementinformatie beschikbaar is. Het betekent niet dat er geen fouten meer worden gemaakt of dat de administratieve organisatie op sommige punten geen verbetering behoeft. Het betekent dat Leiden interne controles heeft uitgevoerd om die fouten of verbeterpunten te constateren, op te pakken en de voortgang van verbeterpunten te bewaken. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle. Ook in 2016 wil het management - na advies van de interne audit functie - de benodigde interne controlewerkzaamheden steeds meer geïntegreerd krijgen in de reguliere werkprocessen en deze zichtbaar vastleggen. Speerpunten voor 2017 zijn fiscaal in control komen (Tax Control Framework) en de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen. Voor beide onderwerpen is een plan van aanpak opgesteld.

Servicepunt71

Servicepunt71 is sinds 2012 het samenwerkingsverband van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude dat zich richt op de bedrijfsvoering voor deze gemeenten en enkele andere klantorganisaties.

Na afronding van de opbouwfase (2012-2015), is de huidige koers gebaseerd op het strategisch kaderdocument 'Servicepunt71 richting 2020: Professionele dienstverlening, slimme bedrijfsvoering'. De ontwikkeling van de dienstverlening door Servicepunt71 richt zich in 2017 op verdere verbetering van de klanttevredenheid, door gemeentelijke doelstellingen voorop te zetten en werkprocessen eenvoudiger en klantvriendelijker in te richten. De planning, sturing en beheersing (governance) van het Servicepunt71 en de interne aansturing worden verbeterd, met het oog op de verbetering van de efficiency en daarmee de realisering van de financiële taakstelling.

Op onderdelen zijn wijzigingen in dienstverlening aan gemeenten opgenomen, waaronder de invoering van de Vpb-plicht (vennootschapsbelasting) en de effecten van de groeiende vraag naar ICT-producten en diensten.

Organisatie

De organisatie wordt als dat nodig is aangepast om slagvaardig en gericht op de samenleving nog beter ons werk te kunnen doen. In 2015 is de reorganisatie ‘Hart voor de stad’ voltooid. De organisatie is ‘platter’ gemaakt en verantwoordelijkheden zijn meer bij medewerkers gelegd. Door kortere lijnen tussen bestuur, management en medewerkers zijn verantwoordelijkheden beter belegd en is een ieder aanspreekbaar.

Vanaf nu ligt het accent op het innoveren en aanpassen van werkwijzen. De rol van de gemeente verschuift van kaderstellen, regisseren en controleren naar faciliteren en verbinden. De ambtelijke organisatie richt zich steeds meer op ‘het mogelijk maken’ en ‘het werken vanuit de bedoeling’. Thema’s waar de veranderde gemeentelijke organisatie in 2016 met name op zal inspelen zijn werken in de wijk, vernieuwing van de informatievoorziening door digitalisering, informatiebeveiliging en ambtelijke huisvesting.  Samenwerking met burgers en maatschappelijke partners door gebruik te maken van nieuwe technologie zijn bij bovenstaande thema’s leidraad.

De komende jaren – tot 2020 – leggen we andere accenten in de ontwikkeling van bedrijfsvoering en organisatie. We werken toe naar de nieuwe situatie voor ambtelijke huisvesting in 2020 en gaan de informatievoorziening grondig vernieuwen. Dat heeft consequenties voor gedrag en werkwijze van ambtenaren en dus voor de organisatie. Het gaat om een samenhangende ontwikkeling van ‘bricks, bytes en behaviour’ die aansluit bij de veranderende rol van de gemeente. Richtinggevend daarbij is de intentie om permanent te werken aan verbetering van de dienstverlening aan de burgers, inwoners en partners.

Beleidsterrein

Doel

Activiteiten

C Organisatie

C1 De inwoners, bedrijven, instellingen en partners in/van de stad en de omgeving waarderen de dienstverlening van en samenwerking met de gemeente (in 2015 positiever dan in 2013, en in 2017 positiever dan in 2015.

C1.1 De organisatie is herkenbaar en transparant ingericht.

C1.2 De samenwerking met partners in de stad en regio is verbeterd.

C1.3 De werkprocessen zijn meer van buiten naar binnen ingericht.

Informatievoorziening 

Een nieuwe visie op informatievoorziening

De informatievoorziening wordt in onze samenleving steeds belangrijker. De inrichting van organisaties wordt steeds meer bepaald door de digitale ontwikkelingen. Grote delen van het primaire proces worden uitgevoerd door informatiesystemen en organisaties gaan haperen of vallen stil als de informatievoorziening niet functioneert. Informatievoorziening was en ondersteunend proces en is de laatste jaren uitgegroeidtot een onmisbaar onderdeel van ook het primaire bedrijfsproces.

De overheid moet hierin meegaan. Het Rijksprogramma Digitale Overheid 2017 onderstreept de urgentie om vaart te maken met digitalisering van de gemeentelijke overheid. De ambitie is om in 2017 volledige digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven gerealiseerd te hebben 2017. Ook het Rijksprogramma Digiprogramma, dat gaat over een veilige en betrouwbare digitale overheid staan, benadrukt dit.

Leiden speelt in op deze ontwikkelingen. We gaan voor een uitstekende digitale dienstverlening. De informatievoorziening moet voldoen aan actuele eisen op het gebied van informatieveiligheid en privacy en we willen samenwerken en innoveren. Om onze doelstellingen te behalen is een gerichte aanpak nodig. Dit doen we door de samenwerking op het gebied van informatievoorziening binnen de Leidse regio (gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude en Servicepunt71) te versterken.

Diverse landelijke ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en dienstverlening zijn erop gericht om samenwerking in het I-domein te bundelen en te stimuleren. De opgaven waar gemeenten voor staan nemen toe in complexiteit. Door samenwerking kunnen betere en toekomstbestendiger oplossingen worden gerealiseerd.

Ook is in 2016 de M&I benchmark naar ICT-kosten voor de regio uitgevoerd voor de gemeente Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest, inclusief de kosten van SP71 voor deze drie gemeenten. Belangrijkste conclusie is dat de regio relatief veel geld uitgeeft aan ICT. Samenwerking draagt bij aan de noodzakelijke reducering van deze kosten.

De regionale samenwerking op het gebied van informatievoorziening krijgt vorm in het Programma VRIS (versterking regionale I-samenwerking): van visie naar uitvoering. Het programma zal bijdragen aan:

  1. het beter bedienen van de interne en externe klanten: burgers, bedrijven en instellingen
  2. het verlagen van de hiermee gepaard gaande kosten
  3. het verlagen van de kwetsbaarheid
  4. het verhogen van de kwaliteit van de informatievoorziening

Voor de samenwerking is een programmaplan opgesteld. De volgende onderwerpen maken onderdeel uit van het programmaplan:

  1. Visie: informatiestrategie en –beleid
  2. Governance en financiën
  3. Werken onder architectuur
  4. Informatieveiligheid en privacy
  5. Projecten
  6. Beheer
  7. Samenwerking en communicatie

Financiële impact
Het is onvermijdelijk flink te investeren in de verdere digitalisering om te voldoen aan wettelijke normen, landelijke richtlijnen en ook om de gemeentelijke taakstelling te kunnen halen. Het bepalen van de benodigde financiële middelen, de dekking daarvoor en de verdeling van de kosten is onderdeel van programmaplan, dat ter besluitvorming aan de colleges en het bestuur van SP71 wordt voorgelegd.

Beleidsterrein

Doel

Activiteiten

D Informatievoorziening

D1 De gemeente Leiden voldoet aan de wettelijke eisen die het Rijk aan informatievoorziening en informatiebeveiliging stelt

D1.1 Informatieveiligheid en privacy aantoonbaar in overeenstemming brengen met geldende wet- en regelgeving en houden, in de organisatie en regionaal

D1.2 Aansluiten op de Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI) die bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen op het gebied van informatievoorziening

D2 De informatievoorziening is betrouwbaar en kostenbewust

D2.1 Professionaliseren van applicatie- en gegevensbeheer in de organisatie en regionaal

D2.2 Leveranciersmanagement en verhoging transparantie in financiën

D2.3 Handhaven snelle, betrouwbare en betaalbare ICT infrastructuur

D3 Optimaal bijdragen aan het behalen van de doelstellingen van de gemeente Leiden zoals verregaande digitalisering van de dienstverlening, o.a. digitaliseren parkeerketen, de 3 decentralisaties, de archiefwet en de omgevingswet.

D3.1 Uitvoeren van het programma VRIS

D3.2 I-architectuur: ontwikkelen van een regionale visie, architectuurprincipes en standaarden

D3.3 Capaciteit leveren aan genoemde projecten

HRM

Een organisatie die effectief en efficiënt met burgers en maatschappelijke partners samenwerkt aan maatschappelijke doelen stelt hoge eisen aan haar medewerkers. Die medewerkers worden goed ondersteund. In 2017 bouwen wij verder aan een Vitale Organisatie, met een divers personeelsbestand waarin jong en oud elkaar aanvullen. Het succesvolle Leidse stageprogramma, social return bij aanbestedingsopdrachten en het plaatsen van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt (momenteel een kleine 50 medewerkers aan het werk binnen de gemeente Leiden), dragen in 2017 bij aan de gewenste verjonging en diversiteit. Daarnaast wordt het HRM-instrumentarium verder aangevuld en aangepast om meer mobiliteit binnen het huidige personeel te krijgen. Het Generatiepact is één van deze instrumenten die succesvol is ingevoerd in 2016. Met als resultaat dat we in 2017 niet alleen meer uitstroom van oudere werknemers krijgen, maar ook nieuwe instroom van jongeren en doorstroom van de middengroep. Deze mobiliteit is belangrijk om tegemoet te kunnen komen aan de gewenste flexibiliteit in het werk; we zetten medewerkers in  waar het nodig is en gebruiken de  talenten van medewerkers optimaal. Eigen verantwoordelijkheid van medewerkers in hun werk en ontwikkeling en de samenwerking met anderen zijn belangrijke speerpunten in 2017. Om te zorgen dat medewerkers optimaal kunnen presteren wordt gewerkt aan vernieuwing van de ambtelijke huisvesting en de digitalisering van het werk. Medewerkers kunnen zo flexibeler en meer plaats- en tijdonafhankelijk  werken.

  Beleidsterrein

  Doel

  Activiteiten

E HRM

E1 De juiste persoon op de juiste plek

E1.1 Externe inhuur is niet hoger dan 17% van de loonsom

E1.2 Effectief en efficiënt instrumentarium voor strategische personeelsplanning

E2 Gedifferentieerd personeelsbestand

E2.1 Vitaliteit en diversiteit bevorderen door in-, uit- en doorstroom te vergroten, door:

E2.1.1. Meer jongeren in de organisatie via stages en waar mogelijk via vacatures

E2.1.2 Ouderen minder laten werken, op andere taken inzetten of laten uitstromen via uitstroomarrangementen.

E2.1.3 Meer instroom van arbeidsbeperkten, door de realisatie van garantiebanen en detacheringen via DZB.

E2.1.4 Meer instroom van allochtone medewerkers met behulp van gerichte werving.

E2.1.5 Gebruik maken van een flexibele schil van (interne en externe medewerkers)

E3 Bevlogen en goed presterende medewerkers

E3.1 Werk maken van de ontwikkeling van medewerkers (opleidingen op maat, concernbrede trainingen, stimuleren eigen verantwoordelijkheid medewerkers voor ontwikkeling)

E3.2 Afspraken maken met medewerkers over taken, functioneren, opleiding en training (doelstellings- en resultaatgesprekken)

E3.3 een gezond medewerkersbestand met een gemiddeld ziekteverzuimpercentage lager dan de benchmark (5%)

E4 Integere ambtenaar

E4.1 Uitvoeren integriteitsbeleid

E5 Samenwerken, kennisdelen en innoveren

E5.1 Organiseren Kennisdag & Summerschool i.s.m. de regio

E5.2 organiseren gezamenlijke thema weken i.s.m. de regio zoals de week van de werkstress en meester in je werk week.

E5.3 Inzetten talenten van eigen medewerkers voor de ontwikkeling van andere collega’s

E5.4 Werkprocessen ‘lean’ maken

E5.5 Resultaatverantwoordelijke teams werken ‘van buiten naar binnen’

Huisvesting

De ambtelijke huisvesting van Leiden is in het algemeen niet geschikt voor flexibel werken. Het pand Stationsplein wordt na 2020 gesloopt en het Stadsbouwhuis is aan een grondige renovatie toe. De gemeenteraad heeft op 7 juli 2016 ingestemd met de kaders voor de ontwikkeling van de ambtelijke huisvesting. De volgende stap is de vaststelling van uitvoeringsbesluiten door de raad over de herinrichting van het stadhuis en de realisatie van aanvullende ambtelijke huisvesting. Naar verwachting leggen we beide uitvoeringsbesluiten voor het zomerreces van 2017 aan de raad voor.

Beleidsterrein 

Doel 

Activiteiten 

F Huisvesting

F1 Passende werkplekken voor bestuurders en ambtenaren

F1.1 Beschikbaar stelen van werkplekken voor bestuurders en ambtenaren

F1.2 Voorbereiden van uitvoeringsbesluiten over de herinrichting van het stadhuis en de realisatie van aanvullende ambtelijke huisvesting voor gemeentelijke diensten vanaf 2020

Facilitaire zaken, Communicatie en Juridische zaken

Het doel van interne communicatie is het opstellen en beschikbaar stellen van informatie en instructies om organisatorische en/of persoonlijke doelen te verwezenlijken. Doelen die een bijdrage leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Goede en effectieve interne communicatie draagt bij aan een positieve, ondersteunende houding medewerkers bij de strategische koers van de gemeente Leiden.

Hieronder staan behalve de doelen voor facilitaire zaken ook de doelen voor interne communicatie en juridische zaken.

Beleidsterrein 

Doel 

Activiteiten 

G Facilitaire zaken

G1 Maximale toegevoegde waarde door ontzorging van het primaire proces bij de gemeente door ondersteuning met faciliteiten (professioneel en flexibel hostmanship)

G2 De aanpak is duurzaam en innovatief en gericht op social return

 

G1.1 Dienstverlening is gastvrij, gestandaardiseerd en resultaatgericht, met de Servicedesk als spilfunctie.

G1.2 Onze dienstverlening wordt ondersteund door de inzet van technologische oplossingen. 

G2.1 Het partnership tussen Servicepunt71 en DZB zal verder versterkt worden met het leveranciersmanagement specifiek op het gebied van Social Return

H Interne communicatie

H1 Leiding en medewerkers weten wat zij moeten weten over de organisatie en hun omgeving zodat zij hun werk goed kunnen doen

H1.1 Communicatie over de koers van de organisatie, organisatiethema, veranderingen van processen en over risico’s in het kader van het bedrijfsproces.

H1.2 Weekjournaals, nieuwsberichten op Intranet, communicatieplannen voor trajecten o.m.

I Juridische zaken

I1 De juridische kwaliteitszorg van de gemeente is van hoog niveau

I1.1 Detectie, preventie en beheersen van juridische risico's

I1.2 Onderhouden en verbeteren van een beheersstructuur van juridische aangelegenheden

I1.3 Het juridisch bewustzijn in de organisatie vergroten

I1.4 Organiseren en verbeteren van juridische kwaliteitszorg in de organisatie

Indicatoren bedrijfsvoering

Als gevolg van de BBV-wijzigingen met ingang van 1 januari 2017 zijn 39 beleidsindicatoren verplicht bij de programma's opgenomen. Vijf van deze indicatoren - formatie, bezetting, apparaatskosten, externe inhuur en overhead - zijn niet hier opgenomen, maar in de paragraaf overhead.

In onderstaande tabellen zijn benchmarkgegevens uit de Vensters voor Bedrijfsvoering voor 100.000+ gemeenten over 2015 opgenomen.

Indicatoren HRM

Realisatie  

 

Leiden 2013

Benchmark VvB 2015

Leiden 2014

Leiden 2015

Ziekteverzuim *

6%

5 %

5,4%

5,2%

Budget Persoonlijke Ontwikkeling

€ 819

€ 1029

€ 972

€ 1.332

Vrouwen in leidinggevende positie

42%

30,7%

41%

34%

Medewerkers < 35 jaar

12%

10,6%

11%

10%

Medewerkers > 55 jaar

29%

31%

31%

32%

Instroom

3,9%

2,9%

4,5%

7,5%

Uitstroom

7%

5,6%

5,9%

7 %

* Voor 2017 is onze ambitie om het ziekteverzuim gemeentebreed onder de 5% te houden, gebaseerd op het gemiddelde ziekteverzuim bij 100.000+ gemeenten (A+O Fonds, Personeelsmonitor 2015).

** Het aantal fte per 1000 inwoners in Leiden is hoger dan de benchmark. Dit komt onder meer doordat bij Stedelijk Beheer, DZB en stedelijk museum De Lakenhal ambtenaren werken. Andere gemeenten hebben zulke taken uitbesteed en/of hebben geen gemeentelijk museum.

Indicatoren P&C

Realisatie  

Leiden 2013

Benchmark VvB 2015

Leiden 2014

Leiden 2015

Gemiddelde loonsom

€ 60.047

€ 66.195

€ 63.469

€ 62.373

ICT kosten per fte

€ 5.519

€ 8.283

€ 5.719

€ 6.119

Leiden in control: de rechtmatigheidsfout die voortvloeit vanuit het niet naleving van (Europese) aanbestedingsregels

€ 4,1 miljoen

(ultimo 2013)

-

€ 2,5 miljoen

(ultimo 2014)

€ 2,8 miljoen

(ultimo 2015)

Inkoopfacturen betaald binnen wettelijke betaaltermijn van 30 dagen

73%

85,2%

79%

82%

Verhouding vast en tijdelijk personeel (tijdelijk/totaal)

12,2%

11,3%

12,2%

13,9%

% bedrijfsvoering t.o.v. totale loonsom (exclusief lijnmanagement)

20,4%

22,8%

17,9%

17,8%

*Voor 2017 is onze ambitie om de uitgaven aan externe inhuur te maximeren op 17% van de totale loonsom, gebaseerd op het gemiddelde bij 100.000+ gemeenten (Personeelsmonitor 2015).