Ga naar boven
Home / Beleidsbegroting / Paragrafen / Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Deze paragraaf is gewijd aan de bedrijfsvoering van de gemeente, dat wil zeggen de manier waarop de processen in ons bedrijf zijn georganiseerd en worden aangestuurd en de manier waarop de bedrijfsmiddelen worden ingezet. Doel van de bedrijfsvoering is om zo effectief en efficiënt mogelijk de afgesproken prestaties te leveren.

Onze missie voor de bedrijfsvoering luidt als volgt:

'De bedrijfsvoering van Leiden is efficiënt en transparant en draagt optimaal bij aan de doelen, prestaties en projecten van de gemeente.’

Hierna beschrijven we de ontwikkeling van de verschillende bedrijfsvoeringsdisciplines: planning en control en financiën, organisatie, Informatievoorziening, HRM, huisvesting, communicatie, juridische zaken en facilitaire dienstverlening.

Planning & control en financiën
Onder planning & control wordt verstaan de activiteiten die erop gericht zijn om duidelijk te maken wat er, gegeven de doelen, in een bepaalde periode moet gebeuren, de informatievoorziening daarover, de benodigde bijsturing en de uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur. Binnen planning en control zijn daarmee twee belangrijke processen onlosmakelijk met elkaar verbonden: plannen en beheersen. Dat is het dagelijks werk van de college, managers en medewerkers van de gemeente, waarbij het college via een aantal producten in de planning en controlcyclus verantwoording aflegt aan de gemeenteraad.

Daarnaast zijn specifieke aandachtsgebieden in dit domein, onder andere de treasuryfunctie (aantrekken van gelden en toetsing van aanvragen van gemeentegarantie), het volgen van de verbonden partijen en de opvolging van de verbeterpunten die voortkomen uit de interne controle. Bij de monitoring van die opvolging hebben we bijzondere aandacht voor tien vooraf geformuleerde speerpunten, die in overleg met de raad worden bepaald en worden vastgelegd in  het door de raad vast te stellen Algemeen Controleplan 2018.

In 2018 zullen we, samen met Servicepunt71, extra aandacht besteden aan o.a. het verder verbeteren en automatiseren van het proces van inkoop tot betalen, het uitbouwen van het zogenaamde tax control framework (beheersing van belastingen) en het beginnen met gebruik van data-analyse t.b.v. interne controle en t.b.v. beleidsinformatie.

Op de stand van de resterende financiële taakstellingen gaan we niet in deze paragraaf in, maar in de paragraaf Taakstellingen en reserveringen verderop in deze begroting.

Voor nieuwe raadsleden in 2018 zullen we presentaties verzorgen en gelegenheid tot vragen geven n.a.v. de planning en controlproducten die dan voorliggen.

Servicepunt71
In 2016 is Servicepunt71 van start gegaan met de strategische koers “Servicepunt71 richting 2020”. Eén van de pijlers in het strategisch kader is 'slimme bedrijfsvoering'. Uitgangspunten zijn eenvoud en vertrouwen en er wordt gebruik maakt van best practices die elders successen zijn gebleken. Dit geldt voor de interne processen van Servicepunt71 en wordt doorgetrokken naar de governance (sturing en contolproces van SP71). Samen met Servicepunt71 zullen wij in 2018 minder tijd en aandacht besteden aan de kwantitatieve aspecten van de samenwerking en meer aan de kwalitatieve. In 2017 zijn ter concretisering van het strategisch kader de zogenaamde 3 'V’s' geïntroduceerd: verbinden, vernieuwen en vereenvoudigen. In 2018 zijn de 3 V's pijlers voor de verbetering van de dienstverlening waardoor die beter zal aansluiten op de behoefte van de gemeente. De doelstellingen van de gemeente staan in de dienstverlening van Servicepunt71 onverminderd centraal.

Organisatie
In 2014 is het organisatieplan ‘Met hart voor de stad’ opgesteld over de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie en de veranderingen die daarbij nodig zijn. Daarbij vormde de aanpassing van de indeling van de organisatie een belangrijke verandering. De gemeente Leiden heeft sinds 1 juli 2015 een nieuwe inrichting van de organisatie. De organisatie is daarmee niet ‘klaar’. Een minstens zo belangrijke verandering gaat over de manier waarop de organisatie in de dagelijkse praktijk haar werk doet.

In onze organisatie streven we continu naar verbetering. We blijven werken aan de ontwikkeling van de organisatie, de teams, de managers en medewerkers. Door de krachten te bundelen en de samenwerking bewust op te zoeken, maken wij elkaar succesvol en bereiken we mooie dingen voor de stad. De zes werkprincipes van Leiden helpen daarbij: van buiten naar binnen werken, eigenaarschap tonen, transparant werken, vertrouwen geven is vertrouwen krijgen, samenwerken en anderen succesvol laten zijn.

De organisatie ontwikkelt zich in samenhang met de opgaven waarvoor zij gesteld wordt. In 2018 zijn belangrijke aandachtsgebieden (opnieuw) het sociaal domein waar de transformatie nog volop aandacht verdient, het sportbeheer waarin de rol van gebruikers en verenigingen in de exploitatie van accommodaties aandacht vraagt. In verband met de verstedelijkings- en duurzaamheidsopgave zal de aandacht voor de organisatie van gebiedsgericht werken toenemen.

Verbeterpunten
Uit de gesprekken in het kader van de evaluatie organisatieontwikkeling zijn verbeterpunten naar voren gekomen, die aandacht behoeven om de organisatieontwikkeling een nieuwe impuls te geven. Binnen de teams waren dit de meest benoemde verbeterpunten:

  • Integraal werken; samenwerking met andere teams.
  • Eigenaarschap; zelfstandigheid, verantwoordelijkheden laag leggen.
  • Communicatie en zichtbaarheid; afstemming binnen het team, zichtbaarheid naar andere teams, kennis delen.
  • Werkdruk en prioriteren.

Uit de gesprekken met de managers en clusterdirecteuren kwamen als verbeterpunten naar voren:

  • Span of Attention; meer tijd voor persoonlijke aandacht vanuit de manager naar de medewerker.
  • Ondersteuning; de systemen voor bedrijfsvoering moeten meer ondersteunend zijn aan ons werk en onze werkprincipes.
  • Prioriteiten stellen; komen tot andere werkwijzen om te kunnen prioriteren.
  • Integraal werken; komen tot een visie op en invulling van integraal werken.

Speerpunten
We gaan de komende periode inzetten op:

  • Verhelderen en operationaliseren van integraal werken door  hulpvragen, succesverhalen, kennis en ervaringen hieromtrent met elkaar te delen.
  • Doorontwikkeling van het LeidsePlein om kennisdeling, inspiratie, draagvlak en samenwerking te stimuleren, maar ook om zichtbaar te maken waar de organisatieontwikkeling voor staat en hoe medewerkers hieraan een bijdrage kunnen leveren.
  • Continu verbeteren door het Leanprogramma te vervolgen, waarbij we verbeterpotentieel meer vanaf de werkvloer op gaan halen en verschillende varianten van verbeteren willen aanbieden (van licht tot zwaar) die inspelen op de behoeften van medewerkers en managers.
  • Organisatiebreed ontwikkelaanbod samenstellen dat gericht is op de verbeterpunten zoals die binnen de teams zijn benoemd.
  • Ontwikkelaanbod samenstellen voor de groep seniors / operationeel managers binnen onze organisatie gericht op persoonlijke ontwikkeling en sturing van het werk en medewerkers.

Rol van interne communicatie
Kernachtig geformuleerd is de rol van interne communicatie: informeren, enthousiasmeren en richting geven. Doel: collega’s weten elkaar te vinden, kunnen samenwerking opzoeken en weten wat we als organisatie voor de stad doen en wat daarvoor nog nodig is en hieraan willen bijdragen; voor de stad en regio, organisatie, team en individueel. Organisatieontwikkeling, HRM en interne communicatie gaan daarom hand in hand.

Informatievoorziening

Programma VRIS (versterking regionale I-samenwerking)
De 4 gemeenten in de Leidse regio: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt71 willen de samenwerking op het terrein van informatievoorziening, informatiebeleid en informatiemanagement intensiveren en versterken. De deelnemers in de regio hebben de ambitie om de informatisering in Servicepunt71 te integreren. Het programmakader is in 2017 vastgesteld. Doel is:

  1. het beter bedienen van de interne en externe klanten: burgers, bedrijven en instellingen
  2. het verlagen van de hiermee gepaard gaande kosten
  3. het verlagen van de kwetsbaarheid
  4. het verhogen van de kwaliteit van de informatievoorziening

Focus voor 2018 ligt op de volgende onderdelen: Structurele invulling van de rol van regionale CIO. Van belang is dat vooraf inzichtelijk is wat de positionering van de CIO is, wat de opgaven zijn en dat er helderheid is over de wijze waarop de CIO mensen en middelen hiervoor kan inzetten.

Daarnaast wordt er gekeken naar de organisatievorm die de CIO hierbij ondersteunt. Er wordt een pad uitgestippeld waarin - in de goede volgorde, met tijdsaanduiding - de stappen worden beschreven die worden gezet om te komen van de tijdelijke werkorganisatie nu naar de eindsituatie straks.

Naar verwachting zal eind 2017 de regionale visie op informatievoorziening vastgesteld worden. Dit zal zijn weerslag vinden in alles wat we doen op het gebied van informatievoorziening. Denk hierbij aan opstellen van een regionale I-strategie, opstellen regionaal informatiebeleid, verdere uitwerking regionale architectuurprincipes en regionaal projectportfoliomanagement.

In 2017 is het project Applicatierationalisatie gestart. Opdracht was het om het huidige, regiobrede applicatielandschap te rationaliseren en te zorgen voor reductie van omvang en eenduidigheid in gebruik en beheer. De resultaten en rationalisatieadviezen zullen in 2018 uitgevoerd worden. Het betreft hier quick wins maar ook complexe applicaties waarbij factoren als data-problematiek en impact op werkprocessen een belangrijke rol spelen.

Projectportfoliomanagement vertaalt de wereld van modellen en principes (architectuur) naar concrete projecten en zorgt voor regie over het portfolio van projecten. Het zorgt ervoor dat I-projecten individueel en als portfolio continu onder de loep worden genomen om mogelijke verbeteringen te identificeren. Doel is om meer grip te krijgen op projecten, beter te sturen en beter daarin samen te werken zodat we de beperkt beschikbare capaciteit zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen inzetten. In 2018 voegen we de projectportfolio’s van de 5 organisaties samen en gaan we vanuit één visie, één methodiek, één projectportfolio en één governancestructuur (portfolioboard) sturen op het projectportfolio.

In 2018 wordt een professionaliseringsstap gezet op het gebied van architectuur (architectuurprincipes, standaarden, modellen en een architectuurjaarplan), projectmanagement (borging) en beheer (BiSL, samenvoegen waar nodig). Tenslotte nemen we verschillende maatregelen op het gebied van informatieveiligheid en privacy:

  1. Een implementatie nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
  2. Een definitieve invulling van de privacy-organisatie. Hiervoor is in 2017 een pilot geweest.  
  3. Selectie en implementatie van een Information Security Management Systeem (ISMS). Het doel van het ISMS is het continue beoordelen van welke beveiligingsmaatregelen passend zijn en indien nodig bij te stellen.

Met het oog op de nieuwe huisvesting zal een actuele ICT-omgeving moeten worden gerealiseerd.In 2018 wordt een start gemaakt met de vervanging van de werkplek71. In 2017 wordt daarvoor een pilot 'Mobiel werken in aanvulling op de huidige werkplek' gehouden. De werkplek zal aansluiten op de eisen die het nieuwe werken stelt. Aandachtspunt is de vorming van het 'twindata center' (een datacenter met 'dubbele' data, zodat altijd data en systemen beschikbaar zijn en kunnen worden verbeterd, ook als er bijvoorbeeld calamiteiten optreden).

Bescherming Persoonsgegevens
Vanaf 25 mei 2018 geeft de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) burgers in de EU het recht om te weten welke persoonsgegevens organisaties van hem bewaren en gebruiken, maar ook om te vragen of organisaties daar zorgvuldig mee omgaan. Gemeenten moeten kunnen aantonen dat ze voldoen aan de AVG en dat geeft ze een onderzoeks- en documentatieplicht op het gebied van bescherming persoonsgegevens. Zij zal persoonsgegevens moeten inventariseren (op basis van soms grondige analyses) en zal bij haar medewerkers de bewustwording over de bescherming van persoonsgegevens van burgers op gang moeten brengen. De gemeente zal ook verantwoordelijk zijn voor de bescherming van persoonsgegevens van haar ‘corporate family’ (verbonden en uitvoerende partijen, zoals leveranciers en gesubsidieerde instellingen).

De burger heeft het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een klacht in te dienen over een organisatie. Het is dan aan de organisatie om aan te tonen dat de organisatie conform de wetgeving heeft gehandeld. De AP zal in de toekomst alle klachten onderzoeken en kan de gemeente een boete opleggen. In de risicoparagraaf van deze begroting is alvast rekening gehouden met de mogelijkheid van een boete.

Voor de gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude betekent de AVG een grote inspanning. Vóór 25 mei 2018 moeten de gemeenten voldoen aan de basiseisen. Maar ook daarna is nog een forse inspanning nodig om integraal aan de AVG te voldoen.

HRM
We blijven onveranderd streven naar een divers en bewegelijk personeelsbestand dat flexibel kan inspelen op de wisselende opgaven van de organisatie. Speerpunt is verjonging, zodat de gemiddelde leeftijd van 48,3 jaar blijft dalen. Instrumenten zijn de regeling Vitale Organisatie, de Ontwikkelpool, het Leidse stageprogramma en het stagebureau. Als gevolg hiervan groeien de instroom van jongeren en de uitstroom van ouderen. Belangrijk wordt om de focus te leggen op de doorstroom van middengroepen (het vergroten van de interne mobiliteit), zodat elke medewerker op de juiste plek terecht komt. We onderzoeken de mogelijkheden om met een combinatie van vaste en tijdelijke aanstellingen, flexatures, stages, detacheringen en externe inhuur het juiste evenwicht in het personeelsbestand te vinden. We zijn van plan eind 2017 weer het Charter Diversiteitsontwikkeling te ondertekenen. Daaraan is een diversiteitsdoelstelling gekoppel. We hebben dan een half jaar de tijd om een plan van aanpak te maken voor het realiseren daarvan.

Ons streven is om de externe inhuur met 1% te laten dalen, tegen de landelijke trend in die een lichte stijging laat zien. Daarnaast zal een opgeschoond functieboek en implementatie van het nieuwe functiewaarderingssysteem HR21 bijdragen aan transparantie in functies, takenpakketten en verantwoordelijkheden. Dit komt de interne mobiliteit ten goede.

In 2018 krijgt managementontwikkeling specifieke aandacht: wat verwachten we van hiërarchisch en functioneel leidinggevenden, hoe ondersteunen we ze en hoe kunnen zij zich verder ontwikkelen? Aandachtspunt hierbij is ook de mobiliteit van managers in de organisatie. Voor de rest van de medewerkers blijven we investeren in zowel concernbrede opleidingen als opleidingen op maat, voor verdere persoonlijke ontwikkeling en als mogelijk instrument voor een volgende carrièrestap. Functioneren, opleiding, training en mobiliteitskansen van medewerkers komen in het jaargesprek met de manager aan bod.

De aandacht voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt blijft. Daarvoor creëren we garantiebanen en zorgen we voor Social Return on Investment (SROI). Vertaling van de nieuwe cao en de Quotumwet naar Leiden betekent dat er eind 2018 in de Leidse regio 26 nieuwe banen zullen zijn. We zoeken met onze regiopartners hierin de samenwerking op. Verder zorgen we voor SROI door bij aanbestedingen te verlangen dat leveranciers en dienstverleners zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst nemen, onder andere via bemiddeling door DZB.

In 2018 krijgen alle nieuwe medewerkers van de gemeente een e-learning-cursus Integriteit, ter bewustwording van hun rol als ambtenaar. Vier keer per jaar wordt bij het afnemen van de eed en gelofte van nieuwe medewerkers uitgebreid aandacht besteed aan integriteit. In het najaar van 2018 krijgen alle ambtenaren een training om integriteit bespreekbaar te maken in alle lagen van de organisatie. SP71 heeft voor de aangesloten organisaties acties in petto, zoals het aanscherpen van regels bij het in dienst nemen van een externe medewerker, het aanwijzen en vastleggen van kwetsbare functies en het opstellen van een regeling Melding financiële belangen.

Bij een klein aantal teams met zwaar werk is het ziekteverzuim hoog. Zij zorgen voor een verhoging van het ZV-gemiddelde dat daardoor vertekent. We zetten in op strategische personeelsplanning en begeleiden (langdurig) zieke medewerkers naar beter passende werkzaamheden. Duurzame inzetbaarheid is een thema waar vanuit de regionale samenwerking het komende jaar nadrukkelijk extra aandacht voor zal zijn.

Met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren in aantocht, zijn de eerste voorbereidingen in gang gezet. Ook hierin wordt regionaal opgetrokken, met als hoofdbeleidsthema aantrekkelijk werkgeverschap en verdere investering in professionele arbeidsmarktcommunicatie.

Realisatie garantiebanen.

Vanuit de Participatiewet, Wet banenafspraak en quotum en de cao gemeenteambtenaren 2017-2019, ligt er de komende jaren een opgave voor het realiseren garantiebanen. Sinds 2013 is er sprake geweest van uitstroom, waardoor de ambitie voor 2018 komt te liggen op het minimaal aanvullen van het tekort: 13,8 fte. Hiervoor maken wij vanuit de reserve flankerend beleid geld vrij om in te zetten om begeleidingskosten en/of 50% salariskosten van het eerste jaar vergoeden. In combinatie met andere instrumenten verwachten wij dat wij hiermee het onderwerp kunnen laten leven in de organisatie. Bij succes van deze stimuleringsregeling willen we dit in 2019 continueren.

HRM-indicatoren

Indicatoren

Realisatie 2016

Landelijk 2016

Streven 2017

Streven 2018

Ziekteverzuim

5,3%

5,3%

5,3%

5,2%

Externe Inhuur

18,2%

18%

17%

17%

Huisvesting
De ambtelijke huisvesting van de gemeente is aan verbetering toe. De gemeenteraad heeft hiertoe in juli 2016 een kaderbesluit vastgesteld. Met dit besluit zijn de kaders voor de herhuisvesting van het bestuur en van de ambtenaren in het Stadhuis, het Stadsbouwhuis en Stationsplein 107 vastgesteld. Het doel is duurzame huisvesting te realiseren die bijdraagt aan een efficiënt gebruik van ruimte en middelen en die een gezonde werkomgeving biedt, ingericht op de flexibel werkende organisatie. Hiertoe wordt het stadhuis verbouwd en wordt, ter vervanging van het Stadbouwhuis en het pand aan het Stationsplein, één aanvullende huisvesting gerealiseerd. De volgende stap is het plan voor het stadhuis ter vaststelling aan de raad voor te leggen. Naar verwachting gaat dit in de tweede helft van 2018 plaatsvinden.

De planning voor de aanvullende huisvesting loopt vertraging op als gevolg van het lopende participatieve locatieonderzoek voor het busstation. Het streven is om aan het einde van het jaar de koers voor de aanvullende huisvesting te bepalen (voortzetting huidige koers, dan wel uitwerking voor een alternatieve koers). De raad zal daar in het eerste kwartaal van 2018 over worden geïnformeerd.

Juridische zaken
Vanwege de toenemende complexiteit van de samenleving is het van belang dat juridische risico’s adequaat worden onderkend. Van de gemeentejurist wordt bovendien steeds meer verwacht dat ze niet alleen beschikken over kennis, maar ook over de juiste vaardigheden. Daarom wordt er in 2017 gewerkt aan innovatief opleidingsbeleid op het juridische domein, zowel voor juristen als niet-juristen. Dit opleidingsbeleid moet zowel de aanwezigheid van kennis als vaardigheden waarborgen. Het opleidingsbeleid wordt in 2018 geïmplementeerd en geldt ook voor de regiogemeenten en de juristen van SP71. Voor de meest complexe of specialistische vraagstukken blijven wij een beroep doen op onze stadsadvocaat en gespecialiseerde advocatenkantoren. Er worden daarbij zoveel mogelijk tariefafspraken gemaakt met de kantoren. Tevens worden er afspraken gemaakt over kennisuitwisseling. Verder wordt de samenwerking geïntensiveerd tussen de juristen van SP71 en de juristen die bij de vakafdelingen van de gemeente Leiden werkzaam zijn. Dit om integraliteit van werken en kennisuitwisseling verder te verbeteren.

In 2018 wordt het geactualiseerde Klachtenreglement van kracht. In het reglement wordt de behandeling en afdoening van klachten over gedragingen van bestuurders en ambtenaren geregeld. Centraal uitgangspunt is het gedachtengoed 'Prettig Contact Met de Overheid' waardoor klachten zoveel mogelijk informeel al in de voorfase worden weggenomen, zo mogelijk door even met de klager te bellen. In de organisatie zijn klachtenambtenaren aangewezen die de behandeling van klachten ondersteunen en begeleiden. Juridische zaken van Servicepunt71 rapporteert, evalueert en signaleert.

Facilitaire dienstverlening
Doel van de facilitaire dienstverlening is de ontzorging van het primaire proces van de gemeente. Dat gebeurt op een professionele, duurzame, innovatieve manier, door gebruik te maken van moderne ICT-middelen en door zoveel mogelijk medewerkers in te zetten die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt (Social return on investment, SROI). DZB is een belangrijke partner bij de levering van facilitaire diensten. Soms is DZB zelf (intern) contractpartij, meestal werken DZB-medewerkers op ons verzoek mee met externe leveranciers, bij voorkeur in dienstverband.

De facilitaire dienstverlening komt steeds meer in het teken te staan van de gastvrijheid (‘hospitallity’). Bestuurders en medewerkers behoren zich thuis te voelen in de gemeentelijke panden, dat werkt het beste. Dit uitgangspunt kiezen we bij de herinrichting van de huisvesting, maar ook bij de ontwikkeling van de andere facilitaire diensten zoals catering, beveiliging, schoonmaak.

De facilitaire dienstverlening voor Leiden wordt verzorgd door Servicepunt71. Servicepunt71 sluit aan bij de duurzaamheidsagenda’s van haar partners. Afval wordt gescheiden ingezameld en aangeboden. De hoeveelheid afval wordt zoveel mogelijk gereduceerd.