Ga naar boven
Home / Beleidsbegroting / Paragrafen / Taakstellingen en reserveringen

Taakstellingen en reserveringen

Inleiding­
De raad wordt via de planning- en controlcyclus geïnformeerd over de voortgang van de realisatie van de taakstellingen. Omdat de invulling van taakstellingen gedurende het jaar op elk moment kan plaatsvinden biedt een overzicht van taakstellingen een momentopname. In deze paragraaf geven wij het actuele overzicht van de hoogte van de taakstellingen per 1 augustus 2016, inclusief de ontwikkelingen uit de Kaderbrief 2017, de 2e Bestuursrapportage 2016 en deze Programmabegroting 2017. Waar dat bekend is, beschrijven wij de wijze waarop we de dan nog openstaande taakstellingen in de periode 2017-2020 willen realiseren. Taakstellingen worden net als reguliere budgetten conform afspraak geïndexeerd.
Over de, niet direct zichtbare, mogelijk noodzakelijke bezuinigingen in verband met de invoering van de drie decentralisaties hebben we onder het kopje 'Zachte landing 3D' een passage opgenomen. Wij vermelden ook de bedragen die beschikbaar zijn voor het treffen van maatregelen om de bezuinigingen in te kunnen vullen. Daar waar er een risico bestaat dat mogelijk taakstellingen niet ingevuld worden, dan wel dat reserveringen te laag zouden kunnen blijken te zijn, hebben wij dat aangegeven.

Taakstellingen
In de periode 2011 tot en met 2014 is een divers pakket aan bezuinigingsmaatregelen op de bedrijfsvoering opgelegd. Deze zijn nagenoeg geheel gerealiseerd. Tegelijkertijd zijn de taakstellingen, voor zover dat kon, ook structureel ingevuld voor 2015 en verder. De oorspronkelijke opgave op 1 januari 2011 bedroeg € 19 miljoen. Sindsdien zijn er nog regelmatig taakstellingen aan de opgave toegevoegd. De totale taakstelling op bedrijfsvoering komt daarmee over 2011-2018 op ca. € 25 mln. Voor 2017 bedraagt de resterende opgave nog afgerond € 1,5 miljoen, oplopend tot afgerond € 5,8 miljoen in 2020. In de vorige begroting was dit bedrag nog € 15,8 miljoen structureel. Het afgelopen jaar is dus voor € 10 miljoen aan afspraken gemaakt over de invulling van taakstellingen.

Deze opgave wordt in de volgende tabel in drie groepen gepresenteerd. De eerste groep bevat de nog centraal gepositioneerde taakstellingen, de tweede groep de indexeringstaakstellingen en de derde groep de taakstellingen die voor een specifieke invulling al aan de organisatieonderdelen zijn toebedeeld waar de maatregelen genomen moeten worden.

Nog niet in de tabel opgenomen is een taakstelling vanaf 2018 van € 221.000. Deze is het gevolg van de verkoop van de taak inzameling van bedrijfsafval. Deze activiteit is per 1 augustus 2016 overgedragen aan een derde partij. Zoals in de 2e bestuursrapportage 2016 vermeld, worden de aan deze activiteit toegerekende overheadkosten niet meer gedekt door opbrengsten. Het gaat om € 221.000, dat als te bezuinigen bedrag op de gemeentebrede bedrijfsvoering zal worden opgenomen.

NB: taakstellingen staan weergegeven als negatief bedrag (korting op het budget)

TAAKSTELLINGENOVERZICHT

Pfh

2017

2018

2019

2020

 

 

 

 

 

Centrale taakstellingen:

 

 

 

 

6100861 Algemene uitkering

MD

0

-500.000

-500.000

-500.000

6100289 Digitalisering dienstverlening

MD

-352.828

-429.286

-429.286

-429.286

6101293 Personele budgetten

MD

0

-80.000

-0

-0

6100890 Stelpost kapitaallasten

MD

30.522

-21.054

-61.834

-47.918

6100892 Taakstelling inkoop

MD

-450.000

-450.000

-450.000

-450.000

6100893 RvNB Huisvestingskosten

MD

0

-273.591

-273.581

-273.581

Totaal centrale taakstellingen

-772.306

-1.753.931

-1.714.701

-1.700.785

 

 

 

 

 

Index taakstellingen:

 

 

 

 

6101015 Korting subsidies (index)

MD

0

-350.000

-700.000

-700.000

6101150 Korting jaarlijkse index bedrijfsvoering

MD

0

-650.000

-1.300.000

-1.300.000

6101298 OZB woningeigenaren geen index

MD

0

-309.000

-327.000

-327.000

Totaal indexeringstaakstellingen

0

-1.309.000

-2.327.000

-2.327.000

 

 

 

 

 

Toebedeelde taakstellingen

 

 

 

 

5100300 e.d. Beheer

PL

-89.918

-370.906

-417.895

-436.516

5100302 e.d. Beheer Sport

PD

-78.551

-227.603

-227.603

-227.603

5100327 Handhaving Openbare Ruimte en Veiligheid

HL

-404.800

-404.800

-404.800

-404.800

6100051 Leges reisdocumenten

MD

0

-40.000

-40.000

-40.000

6100086 Kennisintensieve bedrijvigheid

RS

-101.200

-101.200

-101.200

-101.200

6100339 Maatschappelijk vastgoed

PL

0

-370.163

-407.525

-407.525

6101015 Korting subsidies (niet index)

MD

0

-107.846

-38.846

-38.846

Overige taakstellingen

-25.942

-70.040

-68.639

-68.639

Totaal toebedeelde taakstellingen

-700.411

-1.692.558

-1.706.508

-1.725.129

 

 

 

 

 

TOTAAL TAAKSTELLINGEN

-1.472.717

-4.755.489

-5.748.209

-5.752.914

Toelichting centrale taakstellingen:

­

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Algemene uitkering

0

-500.000

-500.000

-500.000

Over de jaren 2015 tot en met 2025 is sprake van een korting op de Algemene Uitkering voor de gemeente Leiden die oploopt tot € 10 miljoen. Naast de inhoudelijke voordelen die het college in de bestuurlijke samenwerking in de regio ziet, heeft het college bij de Kaderbrief 2016 vanaf 2018 een structurele besparing van € 0,5 miljoen voorgesteld.

­

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Digitalisering dienstverlening

-352.828

-429.286

-429.286

-429.286

De taakstelling digitalisering dienstverlening oplopend tot € 1,8 miljoen vanaf 2019 is voor wat betreft het personele deel in 2016 al grotendeels ingevuld. Voor het resterende deel worden de digitaliseringsopties voortdurend geïnventariseerd. Voor 2017 en verder zal worden bekeken hoe het resterende deel het beste kan worden ingevuld.

­

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Personele budgetten

0

-80.000

0

0

De taakstelling aanpassing personele omvang is in 2016 evenredig over de afdelingen verdeeld. Het resterende bedrag is de nog naar de Lakenhal over te hevelen taakstelling voor 2018.

­

2017

2018

2019

2020

Taakstelling kapitaallasten

30.522

-21.054

-61.834

-47.918

De taakstelling op kapitaallasten wordt ingevuld als blijkt dat investeringen goedkoper uitvallen dan verwacht, of als er in algemene zin een structureel voordeel op kapitaallasten gerealiseerd wordt. De invulling van de taakstelling ligt op schema en de verwachting is dat deze ook voor de jaren 2018 t/m 2020 wordt ingevuld.

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Inkoop

-450.000

-450.000

-450.000

-450.000

Voor het invullen van de algemene inkooptaakstelling is een plan voor verdeling opgesteld. Daarover is nog inmiddels een besluit genomen. De taakstelling zal nog vanaf 2016 structureel verdeeld worden. Risico bij de invulling wordt gevormd door de aantrekkende economie en stijgende prijzen, waardoor de resultaten op inkopen onder druk kunnen komen te staan.

2017

2018

2019

2020

Taakstelling RvNB Huisvesting

0

-273.581

-273.581

-273.581

Deze taakstelling heeft een lange historie. Bij de bezuinigingsoperatie Ruimte voor nieuw beleid is vanaf 2007 in het meerjarenbeeld een oplopende taakstelling op huisvestingskosten opgenomen van € 300.000, € 600.000 tot € 900.000, gekoppeld aan het toenmalige strategische huisvestingsplan. De taakstelling is een aantal jaar doorgeschoven. Door de samenwerking met het UWV in het Stadsbouwhuis, is de taakstelling in 2012 structureel met € 130.000 verhoogd. De taakstelling is uiteindelijk grotendeels ingevuld, maar voor de jaren 2015 en verder resteerde nog een taakstelling van € 273.581. Bij de kaderbrief 2015 is besloten de taakstelling voor de jaren 2015 tot en met 2017 in te trekken. Leiden werkt momenteel aan een plan voor ambtelijke huisvesting waarbij duurzaamheid en het nieuwe werken belangrijke uitgangspunten zijn. Deze taakstelling wordt bij die planvorming betrokken.

Toelichting indextaakstellingen:

2017

2018

2019

2020

Stelpost korting subsidies (index)

0

-350.000

-700.000

-700.000

Stelpost korting bedrijfsvoering (index)

0

-650.000

-1.300.000

-1.300.000

Stelpost korting OZB woningeigenaren (index)

0

-309.000

-327.000

-327.000

De taakstellingen voor korting op de index ad 1,5% voor de bedrijfsvoeringbudgetten en subsidies waren aanvankelijk voor 4 jaar opgelegd van 2014 tot en met 2017. Bij de Kaderbrief 2016 is besloten beide taakstellingen voor de jaren 2018 en 2019 te verhogen met respectievelijk € 650.000 en € 1.300.000, en € 350.000 en € 700.000. Volgend uit het collegeprogramma is bij de Kaderbrief 2015 besloten om de indexering van de OZB voor woningeigenaren voor de periode 2014 tot en met 2017 jaarlijks met 1,5%-punt te verlagen.
De structurele indextaakstellingen voor 2017 zijn in deze begroting ingevuld.

Toelichting toebedeelde taakstellingen:

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Beheer

-388.811

-684.423

-731.412

-750.033

Invulling bij deze begroting

298.893

313.517

313.517

313.517

Resterende taakstelling Beheer

-89.918

-370.906

-417.895

-436.516

Het cluster Beheer heeft de afgelopen jaren in totaal voor afgerond € 8 miljoen bezuinigd. Invulling van deze structurele bezuiniging heeft over de hele linie geleid tot het verlagen van beschikbare budgetten met bijna 20%, zoals bijvoorbeeld voor personeel, wagenpark, huisvesting, materiaal, externe inhuur en afvalverwerking.

De na de Kaderbrief 2017 resterende taakstelling voor 2017 is € 389.000, voor 2018 € 684.000, voor 2019 € 731.000 en voor 2020 en verder € 750.000.

Voor de invulling van deze taakstelling zijn plannen gemaakt, voorbereidingen getroffen en zijn de financiële effecten voor een groot deel in het meerjarenbeeld verwerkt. Door dit omvangrijke pakket bezuinigingsmaatregelen worden genoemde structurele taakstellingen nagenoeg volledig ingevuld. De bezuinigingsmaatregelen worden gerealiseerd in wagenpark(beheer), in exploitatiekosten en in formatie. Uitvoering van dit maatregelenpakket leidt tot een openstaande taakstelling in 2017 van € 90.000, in 2018 € 371.000 en vanaf 2019 € 437.000. Voor deze openstaande taakstellingen worden in de 1e Bestuursrapportage 2017 en de Kaderbrief 2017 concrete voorstellen gedaan.Er zijn ook maatregelen in voorbereiding binnen de Visie op de Openbare Ruimte vanaf 2018.

­

2017

2018

2018

2020

Taakstellingen Sport

-344.911

-440.911

-440.911

-440.911

Invulling bij deze begroting

266.360

213.308

213.308

213.308

Resterende taakstelling Sport

-78.551

-227.603

-227.603

-227.603

Voor de 2e Bestuursrapportage 2016 wordt een meerjarige invulling van een groot deel van de sporttaakstellingen aangeleverd. In bovenstaande tabel is het effect op het meerjarenbeeld opgenomen. Voor de invulling van de resterende taakstellingen moet nog een nader plan worden opgesteld.

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Handhaving openbare ruimte en veiligheid

-404.800

-404.800

-404.800

-404.800

De taakstelling op handhaving wordt voornamelijk ingevuld door de invoering van digitalisering van het parkeerbeheer. De digitale parkeerketen bestaat uit de ontwikkeling en inrichting van meerdere applicaties en scanvoertuig(en) die met elkaar samenwerken om de parkeercontrole geautomatiseerd mogelijk te maken. Na invoering van de systemen zal er enige tijd over gaan om dit proces te optimaliseren. Wellicht dat na live gang enige handhavers ten behoeve van visuele controle tijdelijk moeten worden ingezet. In het tweede jaar kan dit worden afgebouwd. Naast het inregelen van het systeem zijn er de reguliere risico’s in verband met de benodigde (Europese) aanbestedingen die kunnen leiden tot vertragingen.

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Leges reisdocumenten

0

-40.000

-40.000

-40.000

In de Kaderbrief 2017 heeft het college aangegeven geen verdere mogelijkheden tot bezuinigingen te zien zonder dat dit tot verschraling van dienstverlening leidt. De taakstelling op leges reisdocumenten is daarom voor 2017 verlaagd met € 180.000 en vanaf 2018 met € 140.000. Het nog resterende deel van de taakstelling zal vanaf 2018 worden ingevuld door de actie Werken op afspraak. Deze actie zal in 2017worden uitgevoerd.

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Kennisintensieve bedrijvigheid

-101.200

-101.200

-101.200

-101.200

Bij de vaststelling van de Economische Agenda en het bijbehorende uitvoeringsprogramma is rekening gehouden met de invulling van deze taakstelling in 2017 en 2018. De technische verwerking moet nog plaatsvinden. Hoe de taakstelling vanaf 2019 wordt ingevuld moet nog worden bepaald.

­

2017

2018

2019

2020

Taakstelling Maatschappelijk vastgoed

0

-370.163

-407.525

-407.525

In de Kaderbrief 2015 was voor maatschappelijk vastgoed een taakstelling opgenomen oplopend tot € 2,2 miljoen in 2018. Met het doorbelasten van nutskosten, het ramen van subsidies voor de restauratie van rijksmonumenten, het verlagen van onderhoudsbudgetten en de verkoop vastgoed is deze taakstelling tot en met 2017 volledig ingevuld. Vanaf 2018 resteert er nog een structurele taakstelling van € 370.163 die zal worden ingevuld door het afstoten van panden zonder beleidsdoel en de implementatie van Beleidskader Vastgoed (BKV).

­

2017

2018

2019

2020

6101015 Stelpost korting subsidies (niet index)

0

-107.846

-38.846

-38.846

Doordat met veel inspanning nagenoeg alle taakstellingen op subsidies konden worden ingevuld, blijkt het in afwijking van de eerdere inschatting nu lastig het resterende deel te realiseren. We streven er naar om hier op zo kort mogelijke termijn een oplossing voor te vinden.

Reserveringen / budgetten in verband met bezuinigingen

Budgetten voor frictiekosten digitalisering en aanpassing personeelsomvang
In het Beleidsakkoord 2014-2018 zijn bezuinigingen op de bedrijfsvoering opgenomen, in totaal voor € 3,9 miljoen. Om de taakstellingen Digitalisering dienstverlening en Aanpassing personeelsomvang mogelijk te maken is incidenteel in 2015 voor beide taakstellingen respectievelijk € 1 en € 2,4 miljoen beschikbaar gesteld voor implementatie en frictiekosten. Het bedrag van € 1 miljoen voor digitalisering is toegevoegd aan de reserve bedrijfsvoering concern ten behoeve van investeringen in digitalisering. Het bedrag van € 2,4 miljoen is toegevoegd aan de reserve Flankerend Beleid (zie hieronder).

Reserve Flankerend Beleid
In verband met reorganisatie en om de bezuinigingen in de bedrijfsvoering zorgvuldig te kunnen laten verlopen, is in het verleden de Reserve Flankerend Beleid ingesteld. Doel van deze reserve is om het mogelijk te maken voorzieningen in de personele sfeer te treffen om door- en uitstroom te vergemakkelijken. Te denken valt bijvoorbeeld aan opleidingen, outplacement en loopbaanarrangementen. De stand van de reserve was per 31 december 2015 afgerond € 2,9 miljoen, inclusief de toevoeging in 2015 van € 2.400.000 in het kader van de nieuwe organisatieontwikkeling. Bij de 1e bestuursrapportage 2015 is de besteding over de jaren 2016 tot en met 2018 gepland. Over de uitputting van deze reserve zal het college de raad via de p&c-cyclus blijven informeren.

Voorgenomen maatregelen­
Ondanks de in te vullen taakstellingen op personeel streeft de gemeente Leiden ook naar een meer divers en vitaal personeelsbestand dat een goede afspiegeling is van de maatschappij. Als medewerkers met pensioen gaan zal worden bekeken of de vrijgekomen functies ingezet kunnen worden om de taakstelling in te vullen.
Als opnieuw invullen noodzakelijk blijkt, dan zal worden ingezet op invulling met jonge, goed gekwalificeerde medewerkers, die in eerste instantie vaak goedkoper zullen zijn. In 2016 is een generatiepact regeling ingevoerd, dat medewerkers vanaf 62 jaar de mogelijkheid biedt of minder te gaan werken, of eerder te stoppen met werken, waardoor ook instroom van jongere, goedkopere medewerkers mogelijk kan worden gemaakt. Met de andere arrangementen voor jongeren en arbeidsgehandicapten verwachten we te komen tot een divers en vitaal personeelsbestand, dat goed gekwalificeerd is voor de taken.
In 2017 en 2018 is begroot een bedrag van € 700.000 per jaar te onttrekken aan de reserve flankerend beleid om de jaarlijkse bestedingen te kunnen doen voor de verschillende arrangementen. De werkelijke onttrekking zal worden gedaan op basis van de gemaakte kosten.

Zachte landing 3D­
De gemeente heeft belangrijke nieuwe verantwoordelijkheden op het gebied van jeugdzorg en WMO gekregen. Om deze nieuwe taken op verantwoorde wijze in te kunnen voeren is een transformatiebudget nodig. De overheveling van deze taken naar de gemeenten gaat bovendien gepaard met grote bezuinigingen van de rijksoverheid. Om deze taken “zacht te laten landen” is in het Beleidsakkoord “Samenwerken en Innoveren 2014-2018” vanaf 2015 meerjarig incidenteel extra geld uitgetrokken. De middelen voor de “zachte landing” zijn vrijgemaakt uit het vrij besteedbare deel van de concernreserve en worden gestort in de in 2014 gevormde reserve ‘zachte landing 3D’s’. Verdere voeding kan plaatsvinden uit eventuele onderbesteding van het beschikbare budget voor de nieuwe taken. De reserve is beschikbaar voor transformatie en voor het opvangen van risico's. Het oorspronkelijke transformatiebudget van € 8 miljoen is verlaagd naar € 7 miljoen ten gunste van het risicodeel. Daarnaast is bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit rekening gehouden met een groot aantal risico’s in verband met de nieuwe taken. Bovendien wordt de reserve ook gebruikt voor overige uitgaven aan de (nieuwe) beleidstaken vanuit de drie decentralisaties (jeugdzorg, uitbreiding WMO en Participatiewet). Dit komt mede voort uit de wens van de Raad om terughoudend om te gaan met het instellen van nieuwe reserves. Tot slot wordt de reserve gebruikt om tijdelijk overtollige vrouwenopvang-middelen te parkeren, zodat de rijksbezuinigingen de komende jaren wat verzacht kunnen worden.

Zachte landing rijksbezuinigingen sociale werkvoorziening­
Het doel van het kabinet is om het aantal mensen in de huidige sociale werkvoorzieningen te verkleinen en hen zo veel mogelijk op een reguliere arbeidsplek te plaatsen (doel van participatiewet). DZB zal de rijksbezuinigingen opvangen door de rendementen op de activiteiten te verbeteren en in de kosten te snijden. De frictiekosten worden ten laste van de reserve zachte landing rijksbezuinigingen Wsw gebracht.

Weerstandscapaciteit­
De beschikbare weerstandscapaciteit is voor 2017 voldoende ten opzichte van de benodigde weerstandscapaciteit. Bovendien is bij de risico-inventarisatie voor verschillende onderdelen rekening gehouden met financiële tegenvallers.