3.2.5 Bedrijfsvoering

De gemeente staat voor steeds complexere maatschappelijke opgaven. Een professionele en toekomstbestendige bedrijfsvoering is een belangrijke voorwaarde om deze opgaven aan te pakken en goede dienstverlening te bieden aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. In deze paragraaf gaan we in op de belangrijkste ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering en hoe deze bijdragen aan een wendbare en toekomstbestendige organisatie.

De paragraaf Bedrijfsvoering bestaat uit drie delen:

1. Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio: over de samenwerking in de regio;
2. Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse regio: de belangrijkste plannen voor 2027 volgens drie thema’s
3. Doelmatigheid- en doeltreffendheidsonderzoeken: een overzicht van de onderzoeken die we in 2027 gaan uitvoeren.

De eerste twee delen gaan over het werk dat we deels ook voor de Leidse regio doen. Het laatste deel gaat over het werken in en voor Leiden.

1. Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse Regio

Sinds 1 januari 2023 voert de gemeente Leiden de bedrijfsvoering uit voor de gemeenten Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Dit gebeurt op basis van de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio. We werken samen met de deelnemende gemeenten aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering in de regio. Per ontwikkeling bepalen de gemeenten of zij hieraan willen deelnemen. Daarnaast verzorgt Leiden de bedrijfsvoering voor de gemeenschappelijke regelingen Regio Holland Rijnland en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. Dit gebeurt op basis van afzonderlijke dienstverleningsovereenkomsten.

2. Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio

Het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio geeft richting aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. In 2027 werken we aan de drie thema’s uit dit plan:

• Duurzame inzetbaarheid;
• Wendbare bedrijfsvoering;
• Digitale transformatie.

a.Duurzame inzetbaarheid

In 2027 investeren we verder in een toekomstbestendige organisatie met voldoende, deskundige en betrokken medewerkers. We versterken de hele medewerkersreis: van arbeidsmarktcommunicatie, werving en onboarding tot ontwikkeling, behoud en uitstroom. Zo blijven we een aantrekkelijke werkgever en kunnen we goed blijven inspelen op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.

Daarnaast werken we aan een inclusieve en lerende organisatie. We stimuleren de ontwikkeling van medewerkers en leidinggevenden. Ook versterken we inclusief leiderschap en objectieve werving en selectie. We zorgen voor eigentijdse arbeidsvoorwaarden en transparante beloning.

Ook werken we verder aan de ontwikkeling van de organisatie. We versterken integrale samenwerking, leiderschap en procesgericht werken. Zo houden we de organisatie wendbaar en toekomstbestendig. Met behulp van medewerkersonderzoeken en HR-informatie volgen we de ontwikkeling van de organisatie en sturen we bij waar dat nodig is.

• Actualisatie arbeidsvoorwaarden
  In 2027 bereiden wij ons voor op de gevolgen van de nieuwe cao en nieuwe wet- en regelgeving. Waar nodig actualiseren wij de arbeidsvoorwaarden, zodat deze actueel, duidelijk en passend blijven voor huidige en toekomstige medewerkers. 
• Wet loontransparantie
  Naar verwachting treedt op 1 januari 2027 de Wet loontransparantie in werking. Deze wet moet ervoor zorgen dat mannen en vrouwen gelijk worden beloond voor gelijk of gelijkwaardig werk. Werkgevers moeten daarom duidelijk kunnen uitleggen hoe functies worden gewaardeerd en hoe salarissen en salarisverhogingen worden bepaald. Dit moet gebeuren op basis van objectieve en genderneutrale criteria. Ook krijgen sollicitanten en medewerkers meer informatie over beloning. De Gemeente Leiden moet daarnaast vanaf juni 2028 periodiek rapporteren over loonverschillen tussen mannen en vrouwen.
  
  Als werkgever bereiden we ons hierop voor. We toetsen onze huidige werkwijze en ons beloningsbeleid aan de nieuwe wet en passen deze waar nodig aan. Ook bereiden we ons voor op het recht van medewerkers op informatie en op de toekomstige loonrapportage.
  
  De raad kan de uitvoering en eventuele financiële gevolgen volgen via de reguliere begrotings- en verantwoordingscyclus.
• Stagebeleid
  We actualiseren in 2027 het bestaande stagebeleid. We kijken daarbij naar ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en naar wat nodig is om stages goed te laten aansluiten bij de behoeften van studenten en de organisatie. Tegelijkertijd wordt dit uitgewerkt in een passende werkwijze en inrichting.
• Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid
  In 2027 geven we verder uitvoering aan het projectplan diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid. We blijven werken aan een organisatie waarin iedereen zichzelf kan zijn, zich kan ontwikkelen en tot bloei kan komen. Daarbij hebben we aandacht voor inclusief leiderschap, objectieve werving en selectie, leren en ontwikkelen en een inclusieve organisatiecultuur. 
  
  In 2027 zetten we vervolgstappen om objectief werven en selecteren structureel onderdeel te maken van onze werving- en selectieprocessen. Door de voortgang periodiek te evalueren, kunnen we de aanpak waar nodig tijdig bijsturen en verbeteren. 
• Organisatieontwikkeling
  We werken in 2027 verder aan de ontwikkeling van de organisatie. We verkennen welke veranderingen nodig zijn in onze manier van werken, de inrichting van de organisatie, het leiderschap en het vakmanschap van medewerkers. Daarbij kijken we ook hoe we maatschappelijke opgaven meer integraal kunnen aanpakken. Bij deze opgaven zijn vaak meerdere teams en beleidsterreinen betrokken. Er zijn mogelijkheden om dit samenspel verder te versterken.
  
  Op basis van deze verkenning voeren we de benodigde veranderingen door. Daarbij zetten wij externe expertise in om de organisatieontwikkeling te begeleiden en we zorgen ervoor dat de veranderingen blijvend resultaat opleveren. 

Wat gaan we meten?

In de jaarstukken laten we zien hoe het gaat met onze medewerkers. We doen dit op een aantal punten. In de begroting laten we voor twee zaken al zien hoe we er voor staan: externe inhuur en ziekteverzuim.

Tabel: indicatoren HR&O

Toelichting bij bovenstaande tabel:

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim binnen de gemeente Leiden en landelijk laat een stijgende trend zien. Binnen gemeenten lag het verzuim in 2025 op het hoogste niveau in ruim 20 jaar. Tot juni 2026 lag het verzuim bij de Gemeente Leiden over de afgelopen twaalf maanden op 7,4%. Voor 2027 hanteren we een streefcijfer van 7,2%. Dit streefcijfer is ambitieus, want deze is lager dan het huidige gemiddelde, en ook realistisch, omdat we op korte termijn geen sterke daling verwachten.

Werkdruk, stress en privésituaties spelen een belangrijke rol bij langdurig verzuim. Ook de krapte op de arbeidsmarkt blijft van invloed. We blijven in 2027 investeren in preventie, vitaliteit en effectieve verzuimbegeleiding, zodat uitval zoveel mogelijk wordt voorkomen en de duur van verzuim wordt beperkt.

Externe inhuur

De inzet van tijdelijk personeel blijft in 2027 nodig vanwege arbeidsmarktkrapte, vervanging bij ziekte, tijdelijke projecten en specialistische expertise. De inhuurcijfers laten een dalende trend zien. Dit komt onder andere door: 

• Meer inzicht in de toekomstige personeelsbehoefte door strategische personeelsplanning; 
• De gerichte aanpak van ziekteverzuim, met nadruk op preventie; 
• Een versterkte benadering van de arbeidsmarkt waarmee vacatures eerder worden ingevuld; 
• De blijvende effecten van de aangescherpte Wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie (DBA). 

We streven ernaar om deze dalende cijfers aan te houden. Het streefcijfer stellen we daarom naar beneden bij van 17,5% in 2026 naar 16,3% in 2027.

HR&O kerngetallen

Naast de realisatiewaarden voor ziekteverzuim en externe inhuur nemen we in de jaarstukken meer kengetallen op. Dit zijn:

• Formatie en Bezetting.
• Stages.
• Banenafspraak.
• Totaal uitgaven personele lasten en externe inhuur.
  

b. Wendbare bedrijfsvoering

Een wendbare bedrijfsvoering vraagt om een organisatie die zich kan aanpassen aan veranderingen in de maatschappij, organisatie en wet- en regelgeving. In 2027 versterken we de basis voor een wendbare bedrijfsvoering. We richten ons daarbij op duurzame bedrijfsvoering, toekomstbestendige huisvesting en het vernieuwen van de Module Bedrijfsvoering.

• Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en duurzaam inkopen
  De rijksoverheid voert vanaf 2027 nieuwe regels in op het gebied van verduurzaming voor opdrachtgeven en inkopen. Hierdoor krijgen duurzaamheid en maatschappelijke waarde een belangrijkere plek in aanbestedingen en investeringen. Om aan de nieuwe regels te kunnen voldoen, moeten we sommige werkwijzen en processen aanpassen. Dit kan gevolgen hebben voor de kosten. Om deze ontwikkelingen te ondersteunen, stellen we een nieuw Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkomen (MVOI) vast. Hiermee maken we duurzaam en verantwoord inkopen meer en beter onderdeel van onze dagelijkse werkzaamheden.
  
• Gemeentelijke huisvesting
  In 2027 zetten we belangrijke stappen in de verdere ontwikkeling van de gemeentelijke huisvesting. Het nieuwe college neemt een besluit over het Strategisch Huisvestingsplan (SHP). In dit plan staat hoe de organisatie in de toekomst haar huisvesting wil regelen. Tegelijkertijd bereiden we ons voor op ontwikkelingen rond het Tweelinghuis, dat onderdeel is van de gebiedsontwikkeling Energiepark. Hierbij gaat het onder andere om de geplande sloop van het oudbouwgedeelte eind 2027 en de verhuizing van werkplekken naar andere locaties. Deze ontwikkelingen kunnen gevolgen hebben voor de toekomstige gemeentelijke huisvesting.
  
  
• Vernieuwen module bedrijfsvoering
  We hebben afspraken vastgelegd over de bedrijfsvoering die we leveren aan de gemeenten binnen de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio en de gemeenschappelijke regelingen Regio Holland Rijnland en SOZ. Deze afspraken staan in de Module Bedrijfsvoering. De huidige dienstverleningsovereenkomsten met de partnergemeenten binnen de centrumregeling lopen tot het einde van 2027. In 2027 werken we aan het vernieuwen van de Module Bedrijfsvoering, die per 1 januari 2028 in werking treedt.

c. Digitale transformatie

Digitale transformatie is een ontwikkeling van meerdere jaren en raakt de hele organisatie. Het is belangrijk dat de gemeente goed en flexibel kan blijven inspelen op maatschappelijke vraagstukken. Digitale transformatie betekent meer dan het automatiseren van werkzaamheden. Het betekent dat we digitale middelen gebruiken om onze manier van werken en onze processen te vernieuwen. Zo kunnen we dingen anders én beter doen. We kunnen bijvoorbeeld grote hoeveelheden beleidsdocumenten sneller analyseren, of bij ruimtelijke plannen gebruikmaken van informatie over de historische ontwikkelingen van de stad.

Tegelijkertijd wordt de maatschappij steeds digitaler. Daarom moeten we onze manier van werken aanpassen om goed aan te blijven sluiten bij inwoners, ondernemers en partners. Digitale transformatie is daarom niet alleen een operationele opgave, maar ook een strategische keuze. Samen met de organisatie onderzoeken we hoe we ons werk en onze samenwerking met de stad blijvend kunnen vernieuwen.

In 2027 werken we samen met de organisatie verder aan het onderdeel maken van digitalisering van ons dagelijks werk. Een belangrijk onderdeel hiervan is een visietraject. Dit helpt ons om richting te geven aan onze keuzes en investeringen. Daarbij leggen we nadruk op samen doen en leren.

We richten onze aandacht op een aantal thema's. Een betrouwbare digitale basis vormt daarbij het fundament: stabiliteit en veiligheid en een informatiehuishouding op orde zijn de technische en organisatorische basis waarop we verder bouwen. Daarnaast ontwikkelen we datagedreven werken en het gebruik van kunstmatige intelligentie (KI, of in het Engels Artificial Intelligence/AI). Dit alles doen we niet alleen: samenwerken aan digitalisering vormt de verbindende schakel.

• Stabiliteit en Veiligheid
  Een stabiele en veilige ICT-omgeving is geen doel, maar een doorlopende opgave. In 2026 zijn we gestart met een meerjarig programma om onze digitale infrastructuur stap voor stap te versterken. In 2027 leggen we de nadruk op drie zaken:
  
  1. Digitale soevereiniteit voor kritische processenDigitale soevereiniteit is de mate waarin wij zeggenschap en controle hebben over onze eigen data, software en digitale infrastructuur. We brengen de afhankelijkheden van onze belangrijkste digitale voorzieningen in beeld. Als deze afhankelijkheden risico’s vormen voor de uitvoering van de dienstverlening, nemen we maatregelen om deze risico's te beheersen of te verminderen. Zo verhogen we onze digitale weerbaarheid tegen digitale risico’s.
  
  2. BIO2: van ingericht naar aantoonbaar werkendIn de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2) staat wat gemeenten minimaal geregeld moeten hebben voor informatiebeveiliging. In 2027 maken we informatiebeveiliging verder onderdeel van onze ICT-processen. Daarmee zorgen we dat beveiligingsmaatregelen niet alleen zijn ingericht, maar ook aantoonbaar bijdragen aan betrouwbare en veilige systemen die kritische processen ondersteunen.
  
  3. Meebewegen met AI-gestuurde dreigingenOm onze dienstverlening betrouwbaar en veilig te houden, versterken we in 2027 onze digitale weerbaarheid. Ook zorgen we ervoor dat we snel kunnen reageren op beveiligingsincidenten. Door het gebruik van AI zien we dat aanvallen sneller, gerichter en moeilijker te herkennen zijn. Daarom investeren we in een structurele aanpak, waarbij systemen tijdig worden bijgewerkt en beveiligingsmaatregelen proactief worden uitgevoerd. Zo verkleinen we de kans op verstoringen en vergroten we de betrouwbaarheid en continuïteit van onze dienstverlening.
  
  
• Informatiehuishouding op orde
  Een goede informatiehuishouding is nodig om overzicht en waarde uit onze digitale informatie te halen. Het is ook de basis voor datagedreven werken en het gebruik van kunstmatige intelligentie. Onze informatie staat nu verspreid over veel verschillende plekken en systemen. Ook is het organiseren en actueel houden van digitale bestanden en documenten beperkt. Op 1 januari 2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. Om ons daarop voor te bereiden, verbeteren we de kwaliteit, toegankelijkheid en het beheer van onze informatie.
  
  
• Datagedreven Werken
  De hoeveelheid beschikbare informatie groeit snel. Maatschappelijke vraagstukken worden ingewikkelder en vragen om goed onderbouwde keuzes. Het is daarom belangrijk dat keuzes gebaseerd zijn op betrouwbare informatie. Datagedreven werken helpt daarbij. Door data op een zorgvuldige manier te verzamelen, combineren en analyseren, krijgen we beter inzicht in ontwikkelingen. Zo kunnen we beter beleid maken en onze dienstverlening verbeteren.
  
  Datagedreven werken kent twee onderdelen:- Informatiegestuurd werken: data helpen ons om ontwikkelingen te begrijpen en beleid te onderbouwen;- Gebiedsgericht (ruimtelijk) werken: medewerkers gebruiken digitale middelen om hun werk in de fysieke ruimte beter uit te voeren.
  
  Met onze datastrategie bepalen we hoe we datagedreven werken binnen de gemeente verder ontwikkelen. We investeren in een goede basis, zoals een dataplatform en geografische informatiesystemen. We besteden ook aandacht aan de kennis en vaardigheden van medewerkers. Zo zorgen we ervoor dat data op een betrouwbare, begrijpelijke en toegankelijke manier ingezet worden bij maatschappelijke opgaven en besluitvorming. We bouwen verder aan bestaande initiatieven zoals het Grand Design, dat al laat zien hoe waardevol het is om data over het ruimtelijke domein samen te gebruiken.
  
  
• Kunstmatige intelligentie
  Kunstmatige intelligentie (AI) ontwikkelt zich snel en kan de manier waarop we werken en onze bedrijfsvoering veranderen. AI biedt kansen om processen slimmer in te richten, medewerkers te ondersteunen en onze dienstverlening te verbeteren. Tegelijkertijd is het belangrijk om AI zorgvuldig te gebruiken. We moeten goed afwegen wat het gebruik van AI betekent voor publieke waarden, privacy, veiligheid en de verantwoordelijkheid van medewerkers voor de keuzes die zij maken.
  
  In 2027 investeren we in het verantwoord en effectief gebruik van AI. Daarbij zetten we de mens centraal. We helpen medewerkers om te leren werken met AI en zich verder te ontwikkelen. We ontwikkelen beleid met maatschappelijke en publieke waarden als uitgangspunt. Ook versterken we de kennis en vaardigheden van onze medewerkers en zorgen voor goede voorzieningen voor dagelijks gebruik van AI. We kijken daarnaast naar wat AI betekent voor onze manier van werken en de inrichting van onze bedrijfsvoering. Ook werken we samen met regionale en landelijke partners om kennis te delen en gezamenlijk te leren van nieuwe ontwikkelingen.
  
  
• Samenwerken aan digitalisering
  Digitalisering vraagt om goede samenwerking. Veel gemeentes staan voor dezelfde uitdagingen. Daarom hebben we elkaar nodig. Binnen onze organisatie werken we samen in multidisciplinaire teams. In die teams brengen we collega’s van verschillende afdelingen met hun eigen specialisme samen. In de regio werken we actief samen, bijvoorbeeld op het gebied van AI. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) organiseert een landelijke aanpak om digitale oplossingen zo veel mogelijk samen te ontwikkelen. Dat wordt ook wel de collectivisering van digitalisering genoemd. Wij sluiten daarbij aan. Een voorbeeld hiervan is Common Ground. Door samen standaarden, voorzieningen en oplossingen te ontwikkelen, verbeteren we onze dienstverlening en onze digitale wendbaarheid. Deze standaarden en gezamenlijke voorzieningen vormen ook de basis voor onze dienstverlening. Ze maken de verbinding tussen onze kanalen en de achterliggende systemen mogelijk. Hierdoor kan de Leidenaar zijn zaken steeds meer via één digitale omgeving regelen en volgen. Op landelijk niveau zijn we betrokken bij de Nederlandse digitaliseringsstrategie (NDS). In 2027 blijven we actief bijdragen aan deze samenwerkingen.digitalisering levert het meeste op wanneer we samenwerken. We brengen in kaart welke digitale initiatieven er lopen. Zo voorkomen we dubbel werk en benutten we kansen voor samenwerking. We organiseren kennissessies per cluster en inspireren hen om de specifieke uitdagingen en werkzaamheden met slimme oplossingen aan te pakken. Zo maken we digitalisering samen effectief en doelgericht. Dit zorgt ervoor dat inwoners profiteren van beteren, snellere en beter op elkaar afgestemde digitale diensten.

Wat gaan we meten?

• Aantal datalekken.
• Aantal IT beveiligingsincidenten en inbreuken.
• Aantal algoritmes in register
  

3. Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken

In de Gemeentewet (artikel 213a) staat dat het college regelmatig de doelmatigheid en doeltreffendheid van hun eigen bestuur moet onderzoeken. Doelmatigheid gaat over onze werkprocessen: deze moeten zo slim mogelijk zijn ingericht. Doeltreffendheid gaat over onze doelen: deze willen we graag halen.

In de financiële verordening (artikel 37) staat dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting een lijst zet van onderzoeken die zij willen uitvoeren. Voor 2027 zijn dat: