Ga naar boven
Home / Beleidsbegroting / Paragrafen / Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Deze paragraaf is gewijd aan de bedrijfsvoering van de gemeente, dat wil zeggen de manier waarop de processen in ons bedrijf zijn georganiseerd en worden aangestuurd en de manier waarop de bedrijfsmiddelen worden ingezet. Doel van de bedrijfsvoering is om zo effectief en efficiënt mogelijk de afgesproken prestaties te leveren.

Onze missie voor de bedrijfsvoering luidt als volgt:

'De bedrijfsvoering van de gemeente Leiden is efficiënt en transparant en draagt optimaal bij aan de doelen, prestaties en projecten van de gemeente.’

Hierna beschrijven we de ontwikkeling van de verschillende bedrijfsvoeringsdisciplines: planning en control en financiën, organisatie, Informatievoorziening, HRM, huisvesting, communicatie, juridische zaken en facilitaire dienstverlening.

Organisatieontwikkeling
In de komende collegeperiode gaan de verstedelijkingsopgave, verduurzaming en de verdere ontwikkeling van een inclusieve samenleving veel aandacht vragen van de organisatie. Deze ontwikkelingen vragen ook om een andere, meer integrale, manier van werken. Integraal samenwerken wordt gezien als een noodzakelijke invulling van de huidige organisatiestructuur en is nodig voor betere dienstverlening naar de stad. Procesgericht, opgavegericht en gebiedsgericht werken komen in de plaats van taakgericht werken. Integrale afwegingen worden leidend voor bijvoorbeeld de inrichting van de leefomgeving, met een grote rol en inbreng van inwoners en bedrijven en de nodige bestuurlijke ruimte om afgewogen keuzes te maken.

De gemeentelijke ambities doen een groot beroep op de organisaties en onze medewerkers. De ondernemingsraad heeft hiervoor nadrukkelijk aandacht gevraagd. Wij hebben daarom de directie verzocht om op een actieve wijze de vinger aan de pols te houden om te voorkomen dat de verhouding tussen ambitie en realisme uit balans raakt.

Gezien ons streven naar continue verbetering, blijven we werken aan de ontwikkeling van de organisatie, de teams, de managers en medewerkers. Naast het bewust opzoeken van interne en externe samenwerking ligt de focus ook op toekomstbestendige bedrijfsvoering en het Leidse Werken, het implementatieprogramma dat aansluit bij de herhuisvestingsopgave van de gemeente. De zes werkprincipes van Leiden helpen daarbij: van buiten naar binnen werken, eigenaarschap tonen, transparant werken, vertrouwen geven is vertrouwen krijgen, samenwerken en anderen succesvol laten zijn.

Planning & control en financiën
Onder planning & control verstaan we de activiteiten die erop gericht zijn om duidelijk te maken wat er, gegeven de doelen, in een bepaalde periode moet gebeuren, de informatievoorziening daarover, de benodigde bijsturing en de uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur. Binnen planning en control zijn daarmee twee belangrijke processen onlosmakelijk met elkaar verbonden: plannen en beheersen. Dat is het dagelijks werk van de college, managers en medewerkers van de gemeente, waarbij het college via een aantal producten in de planning en controlcyclus verantwoording aflegt aan de gemeenteraad.

Daarnaast zijn specifieke aandachtsgebieden in dit domein, onder andere de treasuryfunctie (aantrekken van gelden en toetsing van aanvragen van gemeentegarantie), het volgen van de verbonden partijen en de opvolging van de verbeterpunten die voortkomen uit de interne controle. Bij de monitoring van die opvolging hebben we bijzondere aandacht voor tien vooraf geformuleerde speerpunten, die in overleg met de raad worden bepaald en worden vastgelegd in het door de raad vast te stellen Algemeen Controleplan 2019.

Speerpunten voor 2019:

  • De accountantscontrole 2017 kende een te lange doorlooptijd. In samenspraak met de accountant komen we tot afspraken om dit proces te verkorten. Een plan van aanpak voor verbetering van het interne afsluitproces stellen we in het najaar van 2018 op. Het college deelt dat plan met de raad. De raad heeft het college gevraagd vier keer per jaar te rapporteren over de voortgang van de invoering van de verbetermaatregelen.
  • Het uitbouwen van het zogenaamde tax control framework (beheersing van belastingprocessen) zetten we voort. Ook hierover ontvangt de raad elke kwartaal een rapportage over de voortgang.
  • Eind 2017 zijn we samen met Servicepunt71 begonnen extra aandacht te besteden aan het verder verbeteren en automatiseren van het proces van inkoop tot betalen. In 2018 en 2019 voeren we een hiervoor geselecteerd systeem in. We verwachten dat het gebruik van deze software bijdraagt aan een sterke verbetering van de beheersing van het inkoopproces.
  • Op de stand van de financiële taakstellingen gaan we niet in deze paragraaf in, maar in de paragraaf Taakstellingen en reserveringen verderop in deze begroting.

Regionaal georganiseerde bedrijfsvoering

Servicepunt71
In 2019 ontwikkelt en positioneert SP71 zich als (gezamenlijke) bedrijfsvoeringsdienst van de gemeenten in de Leidse regio om ons te helpen met het realiseren van de maatschappelijke opgaven. We werken samen verder aan slimme bedrijfsvoering door te verbinden, te vernieuwen en te vereenvoudigen. Waar met de start van SP71 standaardisatie en uniformiteit voorop stonden, zijn we nu op zoek naar nabijheid. SP71 geeft hier invulling aan door de rol van de professional te versterken en samen te werken door middel van co-creatie. Dit betekent dat de rol van de leidinggevende verandert. Per 1 januari zijn deze ontwikkelingen doorgevoerd middels een interne reorganisatie en kan uitvoering worden gegeven aan de voorgestelde organisatieontwikkeling.

Toekomstbestendige bedrijfsvoering
Servicepunt71 gaat volgend jaar samen met de regio een strategische bedrijfsvoeringsagenda opstellen. Dit is voor ons een goed moment om samen de koers te bepalen die we komende jaren willen varen in het kader van de bedrijfsvoering. Ter voorbereiding hierop onderzoeken we eerst zelf hoe het er voor staat met de bedrijfsvoering en verkennen we welke ontwikkel/verbeterrichtingen mogelijk en wenselijk zijn. Zo krijgen we de neuzen in onze organisatie dezelfde kant op en kunnen we de toegevoegde waarde van de bedrijfsvoering voor het primaire proces verder optimaliseren.

Informatievoorziening en automatisering

In de periode 2018 – 2020 maken we in regionaal verband een grote ICT-kwaliteitsslag: we realiseren een vernieuwde toekomstbestendige digitale werkomgeving en maken daarmee het plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk. In de kaderbrief en daarmee ook in deze programmabegroting is een aanzienlijke investering opgenomen die zich op termijn terugverdient door anders te organiseren. Zie daarvoor de paragraaf Taakstellingen en reserveringen.

Regionale samenwerking op het gebied van informatievoorziening

Medio 2018 hebben de colleges van de vier gemeenten en het bestuur van Servicepunt71 een belangrijke stap gezet in de ontwikkeling van de digitale kracht van de regio: zij besloten tot de regionalisering van de informatievoorziening. Regionalisering helpt de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren, de kosten beter in de hand te houden, meer innovatiekracht te krijgen en om beter te kunnen (blijven) voldoen aan wet- en regelgeving, o.a. op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy.

Reorganisatie

Vanuit het programma VRIS (Verbetering Regionale I-Samenwerking) zijn dan ook de voorbereidingen van de reorganisatie gestart. Functies en rollen die werken aan de informatievoorziening, zoals bijvoorbeeld informatiemanagers, functioneel-, applicatie- en informatiebeheerders, worden de komende jaren stapsgewijs verplaatst naar Servicepunt71. In 2019 gaat de eerste groep over. Naar verwachting volgen aan het eind van dat jaar ook de volgende groepen. De ondernemingsraden van de vijf organisaties worden actief betrokken bij de voorbereidingen.

Doelstelling regionaal programma VRIS 2019

Op verschillende gebieden werken I-functies al regionaal samen. Daarbij is ons doel om het informatiemanagement te professionaliseren en de interne klanten van dichtbij te bedienen. Informatiemanagement is een verzamelnaam voor verschillende disciplines. Voor elk daarvan zijn in het kader van Programma VRIS ook doestellingen gedefinieerd voor 2019:

  • Voor architectuur realiseren we een toekomstbestendige architectuur van de informatievoorziening (IV) op alle architectuurlagen.
  • Informatiebeveiliging richt zich op het waarborgen van de betrouwbaarheid van de gemeentelijke informatiesystemen en het minimaliseren van de schade door het voorkomen van beveiligingsincidenten. Dit vereist inzet van bedrijfskundige en technische maatregelen, nu nog gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Die baseline zal naar verwachting m.i.v. 1-1-2019 worden vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
  • Privacy en gegevensbescherming. Het nieuwe regionale Privacy-team komt in 2019 in de volgende volwassenheidsfase: zij is in staat om management rapportages te leveren en onderdeel te zijn van de P&C cyclus, heeft de maatregelen voor de AVG geïmplementeerd en gegevensbescherming geborgd. Dit zijn continu processen. Informatiebeveiliging en privacy zijn nauw met elkaar zijn verweven en hebben als gezamenlijke continu doelstelling bewustzijn in de organisaties te creëren.
  • Het doel van de discipline informatiemanagement is de kwaliteit van de vakinhoud en de dienstverlening op strategisch èn uitvoerend niveau te verbeteren. Informatiemanagers zijn een goede adviseur en sparringpartner van directies en specialiseren zich per gemeentelijk domein.
  • De doelstellingen voor projectmanagement voor 2019 en daarna zijn dat we projecten binnen budget en planning realiseren met een duidelijk projectenproces dat zorgt voor een goede overdracht aan de lijn en goed ingevuld opdrachtgeverschap.

Regionale projecten informatievoorziening

Een paar in het oog springende projecten in 2019 zijn: implementatie zaakgericht werken, aanbesteding applicaties voor het sociaal domein, ondersteuning bij implementatie project Purchase to Pay, het huisvestingsproject voor Leiden, ondersteuning bij de invoering van de nieuwe digitale werkomgeving en de implementatie van de in 2018 regionaal aanbestede vergunningenapplicatie.

Ontwikkeling datagestuurd werken

Door gebruik te maken van data ontstaan nieuwe inzichten in het verloop van beleids- en bedrijfsvoeringsprocessen. Sinds 2018 werken we daarbij samen met het CBS in het Leidse Urban Data Center. Het doel hiervan is stedelijke problematiek onder andere op gebied van inkomen, wonen en voorzieningen aan te pakken met behulp van data. In 2019 bestendigen we de samenwerking met het CBS en bouwen we datagestuurd werken verder uit in de organisatie.

HRM

In 2019 blijven wij onveranderd streven naar een vitaal en divers personeelsbestand dat met veerkracht kan inspelen op de veranderen de opgaven van de organisatie. We richten ons daarbij op drie thema’s: gezondheid en vitaliteit, mobiliteit en flexibiliteit en leren en ontwikkelen. Met gezondheid en vitaliteit bedoelen we de aandacht voor het fysieke, psychische en sociale vermogen van de medewerkers om arbeid te blijven verrichten. Bij mobiliteit en flexibiliteit gaat de aandacht enerzijds uit naar de bereidheid en het vermogen van medewerkers om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en de nieuwe manieren van werken (zoals data gestuurd werken en opgavegericht- en activiteitgericht werken). Anderzijds werken we toe naar betere mogelijkheden op het gebied van (loopbaan)ontwikkeling én het aanbieden van een passend takenpakket passend bij elke levensfase. Met leren en ontwikkelen richten we ons op de ‘fit’ van de medewerkers ten aanzien van kennis, houding, motivatie en vaardigheden die nodig zijn om duurzaam inzetbaar te blijven.

Speerpunten voor 2019:

  • Vergroten van vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers krijgt prioriteit. Met het extra budget dat we daarvoor hebben gekregen voeren we een concreet uitvoeringsprogramma uit. Dit doen we bij voorkeur in regionaal verband.
  • Wij willen een toegankelijke organisatie zijn voor iedereen met aandacht voor diversiteit en inclusiviteit. Leiden heeft het charter diversiteit getekend en zichzelf daarmee een drietal doelen gesteld. Als eerste verjonging van het personeelsbestand. Als tweede blijven wij ons richten op de instroom van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt.Als derde willen wij meer bewustzijn creëren rondom het thema diversiteit en inclusiviteit.
  • De voorbereidingen op de Wet normalisering rechtspositie zijn inmiddels gestart en zullen in 2019 verder vorm krijgen. De wet treedt in werking per 1 januari 2020.
  • In regionaal verband harmoniseren en moderniseren we de huidige arbeidsvoorwaarden. Dit biedt de mogelijkheid de Leidse regio als aantrekkelijk werkgever op de steeds krapper wordende arbeidsmarkt te profileren. Zo ontstaat een interne arbeidsmarkt ter bevordering van mobiliteit en flexibiliteit, waardoor meer loopbaanmogelijkheden voor medewerkers ontstaan en beschikbare talenten beter kunnen worden ingezet.
  • Bij een klein aantal teams met zwaar fysiek werk is het ziekteverzuim relatief hoog. Dit zorgt voor een verhoging van het ziekteverzuim gemiddelde van de gehele organisatie, dat daardoor vertekent. Organisatieonderdelen met een hoog ziekteverzuim werken volgens een specifiek plan van aanpak. Ook bij andere afdelingen wordt de ontwikkeling van het ziekteverzuim nauwlettend gevolgd.
  • Integriteit blijft onderwerp van gesprek. In vervolg op de toneelvoorstellingen die eind 2018 hebben plaatsgevonden, wordt het onderwerp geagendeerd in (team-) overleggen, (jaar-) gesprekken en bij het afnemen van de eed of gelofte van nieuwe medewerkers. Nieuwe medewerkers volgen een e-learning integriteit.
  • We investeren volop in onze medewerkers. Het ontwikkelprogramma voor de senior medewerkers (gestart in 2018) loopt door. Daarnaast blijven we investeren in zowel organisatie brede opleidingen als opleidingen op maat, voor verdere persoonlijke ontwikkeling en als mogelijk instrument voor een volgende carrièrestap.

HRM-indicatoren

Indicatoren

Realisatie 2017

Landelijk 2017

Streven 2018

Streven 2019

Ziekteverzuim

5,4%

5,6%

5,2%

5,2%

Externe Inhuur

20,7%

17%

17%

17%

Juridische zaken

Vanwege de toenemende complexiteit van de samenleving is het van belang dat juridische risico’s adequaat worden herkend. In 2018 ligt de focus op de implementatie van juridisch opleidingsbeleid voor juristen en niet-juristen. Daarnaast wordt er een adviseur Juridische Kwaliteitszorg geworven. In 2019 verschuift de focus naar de verbetering van juridische processen Zo wordt in 2019 de behandeling van Wob-verzoeken beschreven en geoptimaliseerd, wordt er een nieuwe Algemene plaatselijke verordening in procedure gebracht en wordt de verordening nadeelcompensatie geëvalueerd.

Huisvesting
Na een lange periode van voorbereiding wordt eind 2019 de ambtelijke herhuisvestingsopgave voor iedereen zichtbaar. De organisatie neemt een aantal verdiepingen van gebouw LEVEL in gebruik én de renovatie van het stadhuis gaat van start. De huisvestingsopgave beoogt open, veilige en toegankelijke dienstverlening voor de burger te realiseren, met efficiënt en flexibel ruimtegebruik door een nieuwe manier van werken. De gemeentelijke ambitie daarbij is om kwaliteitsverbetering te realiseren onder gelijke huisvestingslasten, op een zo duurzaam mogelijke wijze.

In 2018 zijn/worden daartoe een aantal relevante beslismomenten gepasseerd:

  • Uitvoeringsbesluit Stadhuis: ons monumentale stadhuis wordt in de periode 2019 - 2021 gerenoveerd en omgevormd tot flexibel kantoor annex bestuurscentrum (raadsbesluit circa november 2018);
  • Aanvullende locatie: een deel van gebouw LEVEL wordt gehuurd voor een periode van tenminste 10 jaar (investeringskrediet goedgekeurd raad 31 mei 2018).

Voor het realiseren van de herhuisvesting is een tweetal samenhangende projecten ingericht:

  • Fysiek: gericht op het gebruik gereed opleveren (‘plug & play’) van stadhuis en aanvullende huisvesting LEVEL;
  • Niet-fysiek: gericht op het implementeren van de bijbehorende integraal samenwerkende, flexibele, digitale/papierloze manier van werken, kortweg ‘het Leidse Werken’.

Facilitaire dienstverlening
Doel van de facilitaire dienstverlening is de ontzorging van het primaire proces van de gemeente. Dat gebeurt op een professionele, duurzame, innovatieve manier, door gebruik te maken van moderne ICT-middelen en door zoveel mogelijk medewerkers in te zetten die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt (Social return on investment, SROI). DZB is een belangrijke partner bij de levering van facilitaire diensten. Soms is DZB zelf (intern) contractpartij, meestal werken DZB-medewerkers op ons verzoek mee met externe leveranciers, bij voorkeur in dienstverband.

De facilitaire dienstverlening komt in 2019 steeds meer in het teken te staan van de gastvrijheid (‘hospitallity’). Bestuurders en medewerkers behoren zich thuis te voelen in de gemeentelijke panden, dat werkt het beste. Dit uitgangspunt kiezen we bij de herinrichting van de huisvesting, maar ook bij de ontwikkeling van de andere facilitaire diensten zoals catering, beveiliging, schoonmaak.

De facilitaire dienstverlening voor Leiden wordt verzorgd door Servicepunt71. Servicepunt71 sluit aan bij de duurzaamheidsagenda’s van haar partners. Afval wordt gescheiden ingezameld en aangeboden. De hoeveelheid afval wordt zoveel mogelijk gereduceerd.