Programmabegroting 2022

Bedrijfsvoering

Samen werken we met hart voor de stad, de mooie stad Leiden. Om de ambitieuze plannen waar te maken en te doen wat de stad van ons vraagt is een wendbare en professionele organisatie nodig. En een bedrijfsvoering die de organisatie op een passende manier ondersteunt en waarde toevoegt. In 2022 zijn er twee belangrijke ontwikkelingen die invloed hebben op alle bedrijfsvoeringsdisciplines, te weten de ontwikkelingen op het gebied van de regionale bedrijfsvoering en de organisatieontwikkeling.

Regionale bedrijfsvoering

Om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verhogen en daarmee meer toegevoegde waarde te creëren voor de gemeentelijke processen en de organisatieontwikkeling te ondersteunen, is ervoor gekozen om de regionale/gezamenlijke bedrijfsvoering onder te brengen bij de gemeente Leiden. De regionale bedrijfsvoering wordt nu nog uitgevoerd door onze bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt71, waar de gemeente Leiden samen met Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude eigenaar van is. De colleges van de deelnemende gemeenten hebben het voorgenomen principebesluit genomen om deze transitie vorm te geven. Naar verwachting wordt eind 2021 ter uitvoering van dat besluit een centrumregeling met onderliggende DVO’s vastgesteld. De daadwerkelijke overgang naar Leiden zal in de loop van 2022 plaatsvinden. In de periode daarvoor zullen we ons voorbereiden op het inhuizen van deze groep van ongeveer 450 medewerkers. Daarmee groeit onze organisatie, maar onze verantwoordelijkheid naar de drie buurgemeenten groeit net zo hard. Samenwerken blijft het uitgangspunt en wel op een dusdanige manier dat alle partners een hogere kwaliteit van de bedrijfsvoering zullen ervaren. We gaan ons daarop voorbereiden zodat we na de overgang een vliegende start kunnen maken.

Organisatieontwikkeling

We werken in 2022 verder aan onze ambitie; een wendbare, slagvaardige en professionele organisatie waarin de opgaven van de stad centraal staan en goed wordt samengewerkt, met de stad en met elkaar. Het toewerken naar onze ambitie is gestructureerd vormgegeven. 2021 heeft vooral in het teken gestaan van het realiseren van de benodigde randvoorwaarden voor onze medewerkers; de instrumentele kant van de organisatieontwikkeling. In 2022 zullen we met elkaar de verdieping zoeken. Om de tools op een goede manier te kunnen gebruiken en écht midden in de samenleving ons werk te doen en die iedere dag een beetje beter maken, is het nodig om het gesprek (steeds) te voeren over waar de knelpunten zitten. In 2022 werken we aan de implementatie van de volgende 5 grote organisatie-ontwikkelopgaven:

  • Leidinggevende rollen aanpassen en inregelen
  • Horizontale sturing faciliteren en versterken
  • Werkprocesmanagement implementeren
  • Persoonlijk leiderschapstraject voor managers en voor medewerkers
  • Strategisch vermogen versterken

Hierna beschrijven we de ontwikkeling van de verschillende (bedrijfsvoerings-)disciplines: HRM, Informatievoorziening, Informatiebeveiliging & Gegevensbescherming, Huisvesting en flexwerken (Het Leidse Werken), Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI), In control (middel- en lange termijn), Juridische Kwaliteitszorg en integriteit.

HRM

Afgelopen jaren ging veel aandacht uit naar de projecten Arbeidsmarktstrategie en Vitaliteit. In 2021 borgen we de resultaten van deze projecten en wordt het onderdeel van de reguliere HRM-dienstverlening. Daardoor ontstaat in 2022 ruimte om een nieuw project op te starten: ‘Medewerker in ontwikkeling’. Doelstelling van dit project is om een cultuur van permanente ontwikkeling van medewerkers te creëren, zodat de gemeente Leiden ‘beschikking’ heeft over kundige medewerkers die flexibel kunnen inspelen op mogelijke veranderingen. Onze ambitie is om medewerkers een inspirerende en uitdagende werkplek te bieden die de medewerker de gelegenheid geeft om zijn talenten volop te benutten. Onderdeel van dit project zijn onder andere ontwikkelgesprekken/ loopbaanontwikkeling, strategisch opleidingsbeleid en mobiliteit. Dit maakt onze organisatie nog aantrekkelijker om voor te werken en geeft invulling aan onze ambitie om medewerkers te behouden en hen te faciliteren in hun werk.

Komend jaar maken we ook verdere stappen naar inclusief werkgeverschap. We willen qua diversiteit van ons personeelbestand de gelijkenis met de inwoners van onze stad versterken. Dat bevordert een goed contact, meer begrip en betere verbinding tussen medewerkers en inwoners. Afgelopen jaar lag de focus op het creëren van een gedeelde visie, het leggen van een goede basis en bewustwording binnen de organisatie. Komend jaar zetten we in op gedragsverandering. Zo is er bijvoorbeeld in het leiderschapstraject aandacht voor inclusief leiderschap, met als doel meer inzicht te krijgen in de waarde van diversiteit op de werkvloer en hoe je dit goed tot zijn recht laat komen. Ook starten we een pilot om op een andere manier nieuwe medewerkers te werven.

Uit het medewerkersonderzoek (uitgevoerd in 2021) kwam het thema werkdruk naar voren als een belangrijk verbeterpunt. Het verlagen van de werkdruk heeft de aandacht van het management. Concrete interventies vragen maatwerk, per eenheid én individu. In 2022 monitoren we of de ingezette interventies ook daadwerkelijk leiden tot een lagere (beleving van) werkdruk bij medewerkers.

Per 1 januari 2022 start de derde editie van de Ontwikkelpool, een tweejarig werk- en ontwikkeltraject voor jong talent. Er is dit keer voor gekozen om het succesvol bewezen concept van de Ontwikkelpool te behouden, maar het traject dit keer niet met nieuw aan te trekken personeel te doen. Dit keer wordt het traject alleen opengesteld voor interne medewerkers, in hun eerste of tweede loopbaanstap, die reeds werkzaam zijn bij de gemeente. De Ontwikkelpool heeft als doel om jong talent verder te ontwikkelen en behouden. Maar ook om innovatieve manieren van werken te stimuleren en meer opgavegericht te werken in de organisatie.

Indicatoren

Streven 2020

Realisatie 2020

Landelijk 2020

Streven 2021

Streven 2022

Ziekteverzuim

5,6%

5,2%

5,2%

5,7%

5,2%*

Externe Inhuur

21%

18,1%

20%

19%

20%*

*Gebaseerd op Personeelsmonitor 2020 voor 100.000+ gemeenten

Informatievoorziening, Informatiebeveiliging & Gegevensbescherming

De focus in de digitale informatievoorziening ligt op het digitaal beter van dienst kunnen zijn van de Leidse burgers, bedrijven en instellingen en op hoe medewerkers van de gemeente Leiden hun werk op een betere en gemakkelijkere (geautomatiseerde) manier kunnen doen. Volgend hieruit ligt in praktijk de nadruk op - naast het gebruik van de basisvoorzieningen als infrastructuur en een adequate digitale werkplek - de vervanging en/of vernieuwing van applicaties1 voor de bedrijfsorganisatie (zowel voor het primaire proces als voor de bedrijfsvoering).

Deze applicatie-veranderingen worden, in samenwerking met de bedrijfsorganisatie, uitgevoerd door de geregionaliseerde organisatie voor informatievoorziening (het gevolg van het programma VRIS) en deze worden gebaseerd op de vernieuwde infrastructuur en werkplek (Openline, SaaS-leveranciers en Kantoor71). Voor alle veranderingen m.b.t. applicaties gelden de randvoorwaarden dat informatiebeveiliging en gegevensbescherming voldoen aan het beleid (zie hierna).

Om te bepalen welke applicatie-veranderingen prioriteit krijgen (want de vraag is altijd groter dan het verandervermogen) wordt een meerjarig Strategisch Portfolio samengesteld uit 3 bronnen:

  • De functionele behoeften van de onderdelen van de bedrijfsorganisatie, vastgelegd in de domein informatieplannen;
  • De vervangingskalender met daarin te vernieuwen applicaties, als gevolg van de wettelijke aanbestedingstermijn, en de niet meer ondersteunde applicaties,
  • De technologische trends en de strategische randvoorwaarden, resulterend in de gewenste opbouw van applicaties en faciliteiten volgens de landelijke richtlijnen (architectuur), vastgelegd in de Roadmap informatievoorziening.

Deze Roadmap informatievoorziening (3) is verdeeld in 5 onderdelen: datagedreven werken, toegankelijke en nieuwe digitale en fysieke dienstverlening, digitale samenwerking, gestandaardiseerde digitale bedrijfsvoering en de veilige en solide informatievoorziening.

Het meerjarige Strategisch Portfolio bevat dus de meerjarig te realiseren veranderingen in informatievoorziening en de 1 miljoen uit de Kaderbrief 2022-2025 wordt voor een deel van de dekking van dat meerjarige Strategisch Portfolio ingezet. De overige dekking wordt gevonden in de beschikbare budgetten van de bedrijfsorganisatie. Momenteel wordt nog gewerkt aan het samenstellen van het Strategisch Portfolio en daarmee aan de onderbouwing voor de inzet van de IV-middelen.

Randvoorwaarden: Informatiebeveiliging & Gegevensbescherming (“Privacy”)

De gemeente heeft een grote verantwoordelijkheid naar burgers, bedrijven en instellingen als het gaat om de beveiliging van gegevens en de continuïteit van dienstverlening. Digitalisering brengt nieuwe dreigingen en risico’s met zich mee. De huidige cyberdreigingen maken duidelijk wat de impact is op de continuïteit van dienstverlening van de gemeente. Dit vraagt om een actueel beeld over de weerbaarheid van de organisatie en ook om keuzes ten aanzien van prioriteiten en uitgaven hierop.

In 2022 wordt verder gegaan met de implementatie van de procesverantwoording voor informatiebeveiliging: In het Information Security Management System (ISMS) wordt verantwoordingsinformatie vastgelegd. En ook wordt een uitgebreide risico-inventarisatie op de vitale primaire processen uitgevoerd, vanuit de gewenste continuïteit van de dienstverlening. De doelen zijn:

  • het in beeld brengen en herijken van alle vitale processen en systemen;
  • het actualiseren van de continuïteitsplannen van de bedrijfsorganisatie;
  • het oefenen van incidenten, als onderdeel van het vergroten van de weerbaarheid van de organisatie bij potentiele cyberincidenten.

Op basis van dit actuele beeld worden de interventies voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming gekozen. Deze activiteiten worden geïntegreerd in de reguliere werkprocessen, zodat zowel de risico’s als de effectiviteit van de getroffen (beheers)maatregelen onderdeel zijn van het dagelijks werk. Want het alleen laten treffen van technische maatregelen is niet voldoende! Medewerkers moeten zich bewust zijn van de risico’s en de gevolgen van het eigen handelen. Het vergroten van veilig- en privacybewust gedrag van medewerkers moet continu worden gestimuleerd, gestuurd en gemeten. De medewerkers krijgen middels e-learning weer verschillende trainingen aangeboden op hun werkplek om het kennisniveau op informatiebeveiliging en privacy te verhogen. Voor medewerkers die nieuw in dienst komen is er in het introductieprogramma specifieke aandacht voor de onderwerpen integriteit, informatiebeveiliging en privacy en het belang hiervan voor hun werkzaamheden.

Huisvesting en flexwerken (Het Leidse Werken)

De Coronacrisis heeft (op het moment van schrijven) nog steeds behoorlijke impact op zowel het fysieke als niet-fysieke deel van de huisvesting. De locaties zijn inmiddels ingericht om veilig op afstand van 1,5 meter te kunnen werken. Om toch met grotere groepen te kunnen vergaderen is op de meeste locaties hybride vergaderapparatuur beschikbaar. Het werkconcept van de toekomst geeft medewerkers de mogelijkheid om de voordelen van het thuiswerken te benutten; zij krijgen de mogelijkheid om maximaal 2 dagen per week thuis te werken. In de keuze tussen thuis en kantoor is het werk altijd leidend.

In 2022 verhuizen raad en college terug naar het Stadhuis; medewerkers van het Stationsplein krijgen of daar of op het stadskantoor hun werkplek, samen met de Concernstaf.

Voor het realiseren van de herhuisvesting en Het Leidse Werken is het volgende project ingericht:

  • Fysiek: gericht op het gebruikgereed opleveren (‘plug & play’) van het Stadhuis.
  • Niet-fysiek: gericht op het integraal faciliteren en implementeren van de nieuwe manier van werken, kortweg ‘Het Leidse Werken’.

Onder de noemer Het Leidse Werken zijn we aan de slag gegaan met een meer flexibele manier van (samen)werken, die ons helpt om onze dienstverlening te verbeteren. Het Leidse Werken daagt medewerkers uit om op een andere manier naar het werk te kijken. Klantgericht, multidisciplinair en digitaal. Onze nieuwe, moderne en duurzame huisvesting maakt deze manier van werken mogelijk. In 2022 werken we verder aan het faciliteren van diverse vormen van hybride werken.

Concreet staan op het gebied van huisvesting en het Leidse Werken in 2022 de volgende zaken op stapel:

Fysiek:

  • Oplevering van het verbouwde Stadhuis met gerestaureerde Raadzaal
  • Periodieke rapportering over de voortgang aan de raad

Niet-fysiek:

  • Voorbereiding ICT en facilitaire zaken ten behoeve van het (verbouwde) Stadhuis
  • Voorbereiding Het Leidse Werken voor de collega’s van de 2e verhuisbeweging naar het Stadhuis en het bestendigen van deze manier van werken in de organisatie als geheel.

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)

De gemeente wil in 2030 een voorbeeld zijn op het gebied van duurzame bedrijfsvoering. MVI is een belangrijk middel om deze doelstelling te behalen. Eind 2021 volgt een nieuw Actieplan MVI ter vaststelling in B&W. Dan loopt ook het huidige convenant MVI met het Rijk af. Nieuwe bestuurlijke afspraken met het Rijk hebben invloed op onze bedrijfsvoering evenals het traject “herijking van het (regionale) aanbestedingsbeleid”. Besluitvorming hierover vindt plaatst door SGB en daarna in de verschillende colleges van B&W. In 2022 geven we gericht invulling aan welke MVI-doelen we willen behalen met welk soort inkooptrajecten.

In control (middel- en lange termijn)

De planning & control cyclus geeft inzicht waar de gemeente staat in relatie tot de door de gemeenteraad gestelde doelstellingen. Het gaat over het dagelijks werk van het college, waarover verantwoording wordt afgelegd aan de gemeenteraad. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat wij een lerende organisatie zijn, die fouten en verbeterpunten in onze bedrijfsprocessen zelf constateert, oppakt en bewaakt. Hierover geeft het college jaarlijks een in-control verklaring af, waarin het aangeeft wat de status is op dit punt. Hierbij ligt de focus op de rechtmatigheid en getrouwheid van processen met een forse financiële impact. De gemeenteraad stelt zelf het Algemeen Controleplan vast, waarin de speerpunten staan waarover wordt gerapporteerd via de interne managementletter en het interne verslag van bevindingen van de interne audit functie.

Daarnaast zijn er specifieke aandachtsgebieden in dit domein, waaronder de treasuryfunctie (o.a. het aantrekken van gelden en toetsing van aanvragen van gemeentegarantie), het volgen van de verbonden partijen en de opvolging van de verbeterpunten die voortkomen uit de interne controle.

De bedoeling was om per 1 januari 2022 een nieuw financieel systeem ingevoerd te hebben. In juni jl. hebben we echter moeten besluiten de invoering met een jaar uit te stellen. Hierover is de raad tussentijds geïnformeerd. Dus dat blijft een speerpunt, ook voor 2022, omdat het nu ook in 2022 een grote inspanning zal vragen van de gehele financiële kolom.

De waarschijnlijke overgang van Servicepunt71 naar Leiden heeft ook binnen de financiële discipline grote impact. Ook hier moeten we ons op voorbereiden zoals benoemd in de eerste alinea. Overige speerpunten voor 2022, naast de speerpunten die worden genoemd in het (nog op te leveren) Algemeen Controleplan, zijn
a. rechtmatigheidsverantwoording,
b. digitalisering van de audits en financiële administratie.
Deze vragen langjarige inspanningen.

Vanaf 2022 (was eerst 2021) zal naar aanleiding van landelijke wetgeving het College een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven. Hoewel Leiden reeds een in-control verklaring heeft, zal de rechtmatigheidsverantwoording niet geheel hetzelfde zijn. In 2021 zijn hiervoor reeds de nodige voorbereidingen getroffen en is de komst van de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in het Algemeen Controleplan 2021, maar de daadwerkelijke inbedding hiervan zal in 2022 een speerpunt zijn. In 2022 zal de invoering daadwerkelijk moeten plaatsvinden.

De verwachting is dat binnen 10 jaar de belangrijkste financiële processen geautomatiseerd zullen zijn. Door robotisering en artificial intelligence zullen processen wezenlijk anders zijn ingericht. Dit maakt de weg vrij om ook anders de audits uit te voeren: geen intensieve handmatige steekproeven meer, maar steeds meer data-analyses. In de jaren 2019 - 2021 zijn een aantal pilots uitgevoerd om het gebied van de digitale audit te verkennen en kennis op te bouwen, in samenwerking met andere gemeenten. In 2022 zullen deze activiteiten in bescheiden omvang worden voortgezet. Vanaf 2023 ontstaan met de invoering van het nieuwe financieel systeem hiervoor veel meer mogelijkheden.

Op de stand van de financiële taakstellingen gaan we niet op deze paragraaf in, maar in de paragraaf Taakstellingen en reserveringen verderop in deze begroting.

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken
Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met uw raad. Conform artikel 37 van de financiële verordening rapporteren wij hierover in de paragraaf bedrijfsvoering van de Programmabegroting en Jaarstukken. In 2022 zijn de onderstaande doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken gepland:

Tabel 1: Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken (art. 213a Gemeentewet)

Programma

Onderwerp

3

Evaluatie Bedrijventerreinenstrategie

6

Evaluatie pilot Huurteam

8

Evaluatie viering Leids Ontzet

8

Evaluatie Beeldende kunst openbare ruimte

8

Onderzoek naar de impact van de toepassing van de fairpractice code

9

Cliëntervaringsonderzoek Wmo

Juridische Kwaliteitszorg

Het systeem van juridische kwaliteitszorg dat de afgelopen jaren is ontwikkeld zal verder worden doorontwikkeld. In november 2021 wordt het jaarplan 2022 opgesteld waarin o.a. de aandachtpunten voor volgend jaar worden benoemd. Deze speerpunten worden bepaald in overleg met de klankbordgroep juridische kwaliteitszorg. In deze klankbordgroep zitten medewerkers die afkomstig zijn uit de verschillende clusters. Daarnaast zullen de aandachtspunten die voor 2021 zijn geformuleerd (ondermijning, risicomanagement, contractmanagement en kwaliteit regelgeving) ook in 2022 doorlopen. Tot slot is er extra aandacht voor het proces met betrekking tot de afhandeling van Wob-verzoeken en de implementatie van de Wet open overheid.

Integriteit

De organisatie heeft op verschillende manieren aandacht voor integriteit. Ambtenaren leggen bij indiensttreding de eed of gelofte af, het thema komt aan de orde op de introductiedag voor nieuwe medewerkers, er is een e-learning module ontwikkeld, en integriteitskwesties vormen een terugkerend gespreksonderwerp in werkoverleggen. In 2020 is een integriteitsagenda opgesteld voor een periode van 2 jaar aan de hand waarvan verschillende acties plaatsvinden. Begin 2022 wordt de integriteitsagenda voor 2022 en 2023 vastgesteld. Concrete actie voor het volgend jaar is het actualiseren van de verschillende kaders. Het gaat hierbij om de Regeling financiële belangen, de Regeling melden vermoeden misstanden en het beleid inzake kwetsbare functies.

  1. Applicaties moeten worden vervangen of vernieuwd omdat er nieuwe wet- en regelgeving wordt geïmplementeerd, omdat met de verandering van applicatie de dienstverlening wordt verbeterd, omdat efficiency voordeel behaald kan worden, of omdat de IV-applicatie niet meer wordt ondersteund en daarmee kwetsbaar is voor beveiligingsinbreuken of conform de wettelijke termijn opnieuw moet worden aanbesteed.