Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over de bedrijfsvoering van de gemeente Leiden. Bedrijfsvoering vormt een beperkt onderdeel van de totale begroting, maar raakt de hele organisatie. Onder bedrijfsvoering verstaan we alle activiteiten die zorgen dat de gemeente haar belangrijkste taken kan uitvoeren. Bedrijfsvoering bestaat uit de volgende onderdelen:

• communicatie;
• facilitaire zaken;
• financiën;
• HRM (personeelszaken) en organisatieontwikkeling;
• informatievoorziening, data en privacy;
• inkoop en contractmanagement;
• juridische zaken.

Deze paragraaf bestaat uit vier delen:

1. Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio: over de samenwerking in de regio.
2. Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio: de belangrijkste plannen voor 2025 aan de hand van drie thema’s.
3. Organisatieontwikkeling gemeente Leiden: verder ontwikkelen van de hele organisatie.
4. Doelmatigheid- en doeltreffendheidsonderzoeken: een overzicht van de onderzoeken die we in 2025 gaan uitvoeren.

De eerste twee delen gaan over het werk dat we deels ook voor de Leidse regio doen. De laatste twee delen gaan over het werken in en voor Leiden.

1. Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse Regio
Op 1 januari 2023 is de centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse Regio van start gegaan. De Leidse regio bestaat uit de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De gemeente
Leiden doet de bedrijfsvoering voor deze gemeenten. De afspraken die hierover zijn gemaakt staan in de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse Regio en in dienstverleningsovereenkomsten (één per gemeente). De dienstverleningsovereenkomsten met de andere gemeenten hebben we opnieuw beschreven en gaan op 1 januari 2025 in. Afspraken worden om de paar jaar opnieuw bekeken zodat ze blijven kloppen.

De gemeente Leiden voert daarnaast ook de bedrijfsvoering uit voor twee gemeenschappelijke regelingen. Dit zijn Holland Rijnland en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. De dienstverlening aan deze organisaties is ongeveer hetzelfde als de dienstverlening aan de regiogemeenten. De afspraken maken alleen geen deel uit van de Centrumregeling Leidse Regio. Hiervoor hebben we aparte afspraken gemaakt.

In 2024 hebben we hard gewerkt om de organisatie van de bedrijfsvoering in Leiden goed in te richten. In de tweede helft van 2024 voeren we een deel van de overgang nog uit. Bij deze uitwerking zullen we de plannen voor komend jaar verder aanscherpen.

2. Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio
De gemeente krijgt te maken met steeds ingewikkeldere vraagstukken. We krijgen meer taken en opgaven, vanwege onze eigen ambitie of van buiten de organisatie. Hierbij stellen we altijd de stad centraal, met haar inwoners, bedrijven en instellingen.

De bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in het omgaan met de vele maatschappelijke opgaven. We zorgen ervoor dat we een flexibele organisatie zijn die zich makkelijk en snel kan aanpassen. Daarbij is het belangrijk dat de bedrijfsvoering ook zichzelf blijft ontwikkelen. Het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio geeft hier voor de komende jaren richting aan. Dit plan is het afgelopen jaar samen met de regio gemaakt. In 2025 gaan we aan de slag met de overkoepelende bedrijfsvoeringsthema’s die we benoemd hebben. Dit zijn:

a. Duurzame inzetbaarheid;

b. Wendbare bedrijfsvoering;

c. Digitale transformatie.

Per thema hebben we een aantal belangrijke plannen die we in 2025 uitvoeren. Deze staan hieronder beschreven. Daarnaast geven we per thema een aantal belangrijke kerngetallen die we jaarlijks meten.

a. Duurzame inzetbaarheid
Duurzame inzetbaarheid betekent dat mensen graag bij ons komen en blijven werken. Nieuwe medewerkers helpen we snel hun weg te vinden in de organisatie. De juiste mensen werken op de juiste plek: ze doen werk dat past bij hun talenten en waar ze plezier in hebben. We zijn een goede werkgever met aandacht voor vitaliteit en ontwikkeling. Mensen hebben de mogelijkheid om nieuwe vaardigheden te leren en persoonlijk te groeien. In een prettige en veilige werkomgeving willen mensen graag bij en voor Leiden blijven werken. We boeien en binden onze medewerkers en houden goed personeel vast. Zo zorgen we ervoor dat mensen minder snel uitvallen en ons verzuim laag blijft.

Wat gaan we in 2025 doen?

• Werkplezier: medewerkers ervaren werkdruk. Dat staat in de uitkomst van het medewerkersonderzoek dat elke 2 jaar gehouden wordt. Tegelijk zien we dat er minder werkdruk wordt ervaren dan een paar jaar geleden. We gaan in 2025 daarom door met onze aanpak om de werkdruk nog verder te verlagen. Zonder hoge werkdruk wordt het werk leuker en vallen mensen minder snel uit.
• Vitaliteit: wij vinden het belangrijk dat iedereen goed en gezond kan werken, ook als dat vanuit huis is. We gaan in 2025 door met bestaande projecten, zoals het programma ‘Sterk in je Werk’ (trainingen en workshops over gezond leven) en het aanbieden van hulpmiddelen bij mentale zorg. Ook vernieuwen we onze aanpak voor het vitaler maken van onze medewerkers. Deze moet passen bij onze visie en de behoeften en levensfasen van onze medewerkers. Daarnaast delen we informatie over de mogelijkheid om vervroegd uit te treden. In de CAO staan regels wanneer mensen die tegen hun pensioen aanzitten eerder kunnen stoppen met werken. We helpen leidinggevenden en medewerkers om hier betere keuzes voor te maken.
  Tot slot gaan we verder met het duurzamer maken van onze catering. We halen nu al de wens van de raad om 50% vegeratisch en 50% veganistisch eten aan te bieden bij door de gemeente georganiseerde bijeenkomsten. In 2025 doen we dit ook voor vergaderlunches. Zo bieden we gezondere en meer vegetarische opties aan de medewerkers aan. Dat is goed voor de gezondheid van de medewerkers én goed voor het milieu doordat we de uitstoot van CO2 verminderen.
• Veiligheid: onze medewerkers en onze bestuurders krijgen helaas steeds meer te maken met agressie. Daarom is in 2024 het project Veilige Publieke Taak opgezet. Doel is de kans op agressie en geweld door inwoners, klanten en ondernemers te verkleinen. Daarnaast hebben we een project gedaan om onze regels voor integriteit te versterken. Hierbij hebben we ons beleid voor vermoedens van misstanden en ongewenste omgang met anderen verbeterd. In 2025 gaan we werken aan de bekendheid, bewustwording en borging van deze projecten. Het Arbojaarplan 2025 wordt opgeleverd in december 2024. In dit Arbo jaarplan wordt een evaluatie opgenomen van de doelstellingen uit 2024. De niet behaalde doelen uit 2024 worden opgenomen in het Arbo jaarplan 2025. Hieraan worden de doelstellingen voor 2025 gekoppeld op basis van het Arbobeleidsplan 2023-2026. Ook worden de doelstellingen en activiteiten voor Sociale Veiligheid toegevoegd aan het Arbo jaarplan 2025.

Wat gaan we meten?
In de jaarstukken laten we zien hoe het gaat met onze medewerkers. We doen dit op een aantal punten. In de begroting laten we voor twee zaken al zien hoe we er voor staan: inhuur en ziekteverzuim.

Tabel: indicatoren HR&O

Toelichting bij bovenstaande tabel:

Ziekteverzuim
Gemiddeld is het verzuim fors hoger dan we met elkaar goed vinden. We zien dat het verzuim bij sommige clusters hoger is dan gemiddeld, zoals bij Beheer en Projectbureau. Dit heeft effect op het gemiddelde cijfer van de hele gemeente. Dit doen we per cluster. Hierbij krijgen ze ondersteuning van de bedrijfsartsen en de afdeling HR&O. We hebben aandacht binnen de organisatie voor het doorvoeren van deze verzuimaanpak.
Om het verzuim te verlagen, gaan we in 2025 door met acties die in 2024 zijn ingezet:

1. Afronden en uitvoeren van verzuimaanpak per cluster (als dit er nog niet is). Hierbij krijgen de clusters ondersteuning van de bedrijfsartsen en HR&O.
2. Uitvoeren plan van aanpak voor het verlagen van het verzuim naar 6,3%

Externe inhuur
We hebben allerlei redenen om tijdelijk personeel in te huren. Bijvoorbeeld:

• het realiseren van (tijdelijke) projecten;
• er is specialistische kennis nodig;
• vervanging bij ziekte en;
• krapte op de arbeidsmarkt waardoor een vacature moeilijk in te vullen is.

We streven in 2025 naar hetzelfde percentage als in 2024: 18,2%.

HR&O kengetallen
Naast de realisatiewaarden voor ziekteverzuim en externe inhuur nemen we in de jaarstukken meer kengetallen op. Dit zijn:

• Formatie en Bezetting.
• Stages.
• Banenafspraak.
• Totaal uitgaven personele lasten en externe inhuur.

b. Wendbare bedrijfsvoering
De wereld om ons heen is ingewikkeld en in beweging. De organisatie moet snel kunnen meebewegen. Dat kan als de organisatie een stevige basis heeft. Onze standaarddienstverlening is betrouwbaar en sluit goed aan op de wensen van de organisaties waarvoor wij werken. Procedures zijn eenvoudig en zo soepel mogelijk. Informatie is makkelijk te vinden en te delen met collega’s. Vanuit deze stabiele basis is er ruimte om nieuwe ontwikkelingen op te starten. We zijn een diverse organisatie met mensen van verschillende achtergronden. Dit versterkt ons en zorgt dat we een vraag vanuit veel gezichtspunten kunnen bekijken.

Wat gaan we in 2025 doen om een stevige basis te hebben en houden?

• Bedrijfscontinuïteitsmanagement: soms gebeuren er onverwachte zaken waardoor we onze taken niet of niet goed kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld een grote computerstoring waardoor we niet kunnen werken en burgers en bedrijven niet kunnen helpen. Wij willen goed voorbereid zijn voor het geval dat dit gebeurt. Daarom bedenken we voor onze belangrijkste processen wat ons bij verschillende rampen kan gebeuren. Daarna maken we plannen voor wat we moeten doen zodat we zo goed mogelijk kunnen doorgaan met onze dienstverlening of deze zo snel mogelijk weer opgestart hebben.
• Juridische kwaliteitszorg: in 2025 gaan we sterk inzetten op juridische kwaliteitszorg (JKZ). Het doel van JKZ is goede juridische kwaliteit hebben en houden. Juridische medewerkers helpen collega’s in de praktijk met het verbeteren van werkprocessen, maar ook met individuele dossiers. Hierbij kijken we specifiek naar de besluitvorming van het bestuur.
• Strategische personeelsplanning: bij strategische personeelsplanning (SPP) maak je een overzicht van de grote opgaven waar de gemeente de komende jaren aan werkt. Vervolgens kijk je of het personeelsbestand daarbij past. Hebben we de juiste functies in huis om ook in de toekomst onze taken te kunnen doen? Of moeten we nu al zaken veranderen? In 2025 gaan we verder met het maken van een SPP per cluster van de gemeente.
• Inclusieve organisatie: we hebben als gemeente de ambitie dat iedereen meetelt in Leiden en dat iedereen zichzelf kan zijn. Met respect voor wat je kan, voelt, wat je afkomst, cultuur, geloof en uiterlijk is. In 2024 hebben we belangrijke stappen gezet op het gebied van diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid (DIG). Dit is gedaan via drie experimenten waardoor we beter zonder vooroordelen werven en selecteren. Deze liepen bij de sollicitatie voor een leidinggevende en breder bij twee teams. Daarnaast is een begin gemaakt met een basisopleiding voor medewerkers in de vorm van een digitale gereedschapskist. Deze kan helpen om het gesprek in de organisatie beter te voeren. Eerder hebben we een diversiteitsmaand georganiseerd om hier een start mee te maken. In 2025 gaan we verder met deze plannen door de onderwerpen vast onderdeel te maken van onze bedrijfsvoering. We gaan de uitkomsten van de experimenten voor inclusief werven en selecteren breder toepassen in de organisatie. Daarnaast breiden we de digitale gereedschapskist voor medewerker uit tot een basisopleiding DIG zoals benoemd in het uitvoeringsplan DIG.
• Interne controle: Er zijn veel verschillende processen binnen de gemeenten die we uitvoeren. En de gemeente heeft veel verschillende manieren waarop we publiek geld uitgeven. Dit moet op een rechtmatige manier gebeuren: houdt de gemeente zich aan de bestaande regels? Hiervoor zijn er veel verschillende mensen die interne controles uitvoeren. Het kan dan gaan om contracten, privacy of financiële risico’s. We werken in 2025 aan een betere samenwerking tussen deze verschillende controles.

Wat gaan we in 2025 doen aan nieuwe ontwikkelingen?

• Huisvesting: we onderzoeken hoe de huisvesting van de gemeente Leiden er op de middellange en lange termijn uit ziet. Hierbij hebben we als eerste aandacht voor de toekomst van het Tweelinghuis. Dat is namelijk onderdeel van de ontwikkeling van het Energiepark. Maar we kijken ook alvast naar de toekomst van het Stadskantoor in Level. De huur voor dit pand loopt namelijk in 2031 af.
• Energiecontract: we willen het goede voorbeeld geven in de energietransitie vanwege onze ambities op duurzaamheid. Het op orde hebben van de eigen energiehuishouding (elektriciteit, gas, warmte en water) is hierbij belangrijk. Met ingang van 1 januari 2025 worden er voor de korte termijn nieuwe leveringsovereenkomsten afgesloten. Dat geeft ons tijd om op zoek te gaan naar nieuwe en groene opties. We kijken of we op termijn meer lokaal en regionaal energie kunnen inkopen of opwekken. Dat heet zelflevering. In 2025 verkennen we daarvoor de mogelijkheden.
• Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen: in 2024 is het beleid op ‘Social Return’ vastgesteld. Hiermee vragen we van organisaties met wie we samenwerken dat zij kansen bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In 2025 bouwen we hierop verder met een nieuw actieplan voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Het streven is dat vanaf dit jaar alle relevante aankopen duurzaam zijn en minimaal twee tot drie thema’s uit het MVOI-beleid bevatten. Het huidige MVI-Actieplan 2.0 dateert uit 2022.

Wat gaan we meten?
Op basis van het nieuwe MVOI-actieplan zullen nieuwe doelen en indicatoren worden opgesteld. Deze worden na vaststelling in de Begroting en Jaarstukken opgenomen.

c. Digitale transformatie
De hele samenleving wordt steeds digitaler: we regelen meer zaken online en gebruiken meer digitale apparaten dan vroeger. De gemeente wil graag dat de dienstverlening aansluit op deze maatschappelijke behoeften. Dit moet goed ondersteund worden door onze systemen. Nieuwe applicaties, het gebruik van data maar ook het beschermen van gegevens en privacy zijn steeds belangrijker. Door gebruik te maken van de nieuwe digitale mogelijkheden werken we beter en slimmer. Onze medewerkers weten hoe ze deze nieuwe middelen kunnen gebruiken: digitale vaardigheden zijn nodig in het werk. Uiteindelijk moet er een balans zijn tussen nieuwe ontwikkelingen en de basis op orde hebben en houden.

Om de digitale transformatie uit te voeren hebben we een stabiele infrastructuur nodig. We moeten aandacht blijven houden voor een stabiele en simpele ICT omgeving, zodat we een goede (digitale) dienstverlening kunnen blijven garanderen. Zowel aan de eigen organisatie als aan de stad.

Wat gaan we in 2025 doen om de basis op orde te houden?

• Vervangen van systemen: er zijn veel bestaande systemen die in 2025 vernieuwd of vervangen worden. Zo starten we bijvoorbeeld met de aanbesteding ons netwerk. We kijken of we met de huidige aanbieder door willen gaan of dat we een hele nieuwe aanbesteding starten. En het nieuwe financieel systeem wordt in 2025 geïmplementeerd.
• Fysieke en digitale werkplek: als mensen goed hun werk willen doen, dan moet hun werkplek dit wel ondersteunen. Dit kan gaan om de ‘hardware’, het beeldscherm, toetsenbord en computer. Maar ook de ‘software’, het systeem waarop je werkt. Beiden gaan we komend jaar (deels) vernieuwen, waarbij we meer verschillende apparaten willen aanbieden aan de organisatie. Zo bieden we sterkere laptops aan voor medewerkers die met ingewikkelde software werken.
• Informatieveiligheid: het is belangrijk dat onze systemen en gegevens goed beveiligd zijn en blijven. Het komende jaar zetten we stappen om onze beveiliging te versterken. In 2025 stellen we een nieuwe strategie op over veiligheid van informatie. Daarin staat hoe we ons beter beschermen tegen cyberaanvallen, zodat we ons houden aan landelijke wetgeving. We onderzoeken hoe we het beste de verschillende audits die we als gemeente moeten doen kunnen uitvoeren. Dit zijn controles die we op vaste tijden doen waarbij we meten of ons werk correct is.
• Privacy: daarnaast kijken we hoe we als organisatie omgaan met kunstmatige intelligentie. Een onderdeel hiervan zijn algoritmes. Een algoritme is een set van regels en instructies die een computer uitvoert. We maken in 2025 een lijst van deze algoritmes en geven daarbij aan hoe ze werken (motie M.24.0056.30).
• Overheidsinformatie: de Wet open overheid (Woo) zegt welke informatie van de gemeente openbaar is en hoe iemand die kan aanvragen. Het actief openbaar maken gebeurt in stappen. De eerste stap is in 2024 gezet. In 2025 gaan we verder met de volgende stappen om nog meer informatie openbaar te maken. Ook gaan we verder met het monitoren van het aantal Woo-verzoeken dat binnenkomt. Het aantal neemt namelijk toe en de vragen worden ingewikkelder. We nemen maatregelen zodat we sneller antwoord kunnen geven. En we gaan met mensen die een verzoek indienen in gesprek om te zien waarom ze de informatie opvragen. Zo bouwen we ook aan het vertrouwen dat mensen in de overheid hebben. Tot slot gaan we verder met de implementatie van de Wet elektronische publicaties (Wep), het Besluit digitaal toegankelijke overheid (Bdto) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze wetten zorgen ervoor dat ons beleid online te vinden is, dat burgers – als zij dat willen – alles digitaal met de gemeente kunnen afhandelen en dat alle informatie ook voor mensen met een beperking toegankelijk is.

Wat gaan we in 2025 doen aan nieuwe ontwikkelingen?

• Informatie makkelijk kunnen vinden: we gaan zorgen dat onze informatie beter te vinden is, zowel binnen als buiten de organisatie. We willen dat alle inwoners van Leiden gebruik kunnen maken van onze websites en andere online diensten. Ook mensen met een beperking.
• Datagedreven werken: we werken verder aan ons dataplatform. Alle gegevens uit alle systemen die wij gebruiken komen dan samen in één centraal systeem: het dataplatform. Hierdoor kunnen we data te analyseren en voorspellingen doen. Dit helpt ons bij het maken van beleid.
• Slimmer werken: we gaan onderzoeken of er taken zijn die nu door mensen worden gedaan, maar die misschien ook door machines gedaan kunnen worden. Dat heet robotisering. Zo kunnen we herhalende processen makkelijker en sneller uit voeren. En het kan ook helpen om het werk van mensen die deze taken nu uitvoeren leuker te maken. Robotisering is een van de onderwerpen die we oppakken samen met de ondernemingsraad.

Wat gaan we meten?
In de jaarstukken rapporteren we op de onderstaande kengetallen:

• Aantal datalekken.
• Totale kosten informatiebeveiliging.
• Aantal IT beveiligingsincidenten en inbreuken.
• Aantal opgelegde boetes door de Autoriteit Persoonsgegevens, inclusief waarde van de boetes.

Ook zullen we informatie geven over:

• De privacyrisico’s van een gegevensverwerking.
• De uitgevoerde beveiligingsmaatregelen in relatie tot de kaders in de BIO en/of NIS2.
• De voortgang van het Register van Verwerkingen en Algoritmeregister.

3. Organisatieontwikkeling
Niet alleen de bedrijfsvoering, maar de gehele organisatie ontwikkelt zich. In 2025 blijven we ons richten op onze belangrijkste waarden: wendbaarheid, slagvaardigheid, professionaliteit en samenwerken. We willen een inclusieve organisatie zijn waarin we als gelijken met elkaar samenwerken. Daarmee kunnen we met elkaar het wonen, werken en leven in Leiden elke dag een beetje beter maken.

We leren van wat we in de praktijk doen en we brengen de ontwikkeling van de organisatie dichtbij medewerkers en hun werk. Hierdoor krijgen onze waarden betekenis in het werk en voelen mensen zich verantwoordelijk. We doen dit door een inspirerend leiderschapstraject, managementtrainingen, leernetwerken, trainingen planmatig werken en praktijkondersteuning in Leidse opgaves. Ook beoordelen en leren we hoe we samenwerken aan die Leidse opgaves. We sturen aan op een sterke beweging van onderop naar boven waarin medewerkers bewuster bezig zijn met hoe zij hun werk doen. Hierdoor ligt de verantwoordelijkheid voor de organisatieontwikkeling breed in de organisatie. Medewerkers voelen dat zij hier zelf een bijdrage aan kunnen leveren.

4. Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken
In de Gemeentewet (artikel 213a) staat dat het college regelmatig de doelmatigheid en doeltreffendheid van hun eigen bestuur moet onderzoeken. Doelmatigheid gaat over onze werkprocessen: deze moeten zo slim mogelijk zijn ingericht. Doeltreffendheid gaat over onze doelen: deze willen we graag halen.

In de financiële verordening (artikel 37) staat dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting een lijst zet van onderzoeken die zij willen uitvoeren. Voor 2025 zijn dat: