Bedrijfsvoering

Inleiding
De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens op het gebied van de bedrijfsvoering. Hieronder schetsen we allereerst de regionale samenwerking in de bedrijfsvoering. Vervolgens lichten we toe welke ontwikkelingen er zijn op het gebied van de organisatieontwikkeling. Tenslotte wordt per bedrijfsvoeringsdiscipline beschreven wat de belangrijkste ontwikkelingen zijn, wat we willen bereiken in 2024 en wat we daarvoor gaan doen.

Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse Regio
Met ingang van 1 januari 2023 is de centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse Regio van start gegaan. De Leidse regio bestaat hierbij uit de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De gemeente Leiden doet de bedrijfsvoering voor deze gemeenten op de gebieden Informatievoorziening, data en privacy, Inkoop en contractmanagement, Financiën, HRM, Juridische Zaken en Facilitaire Zaken. De gemeente Leiden voert daarnaast ook de bedrijfsvoering uit voor de gemeenschappelijke regelingen Holland Rijnland en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. De dienstverlening aan deze organisaties is in lijn met de dienstverlening aan de regio gemeenten, maar de afspraken maken geen deel uit van de Centrumregeling Leidse Regio.

De dienstverlening is bij aanvang van de centrumregeling niet gewijzigd ten opzichte van de dienstverlening die vanuit Servicepunt71 werd geleverd. Er is gekozen voor een transitiefase van twee jaar (2023 en 2024) waarin de dienstverlening en de samenwerkingsafspraken verder worden doorontwikkeld. Er wordt onder andere gewerkt aan een strategische bedrijfsvoeringsagenda. Vanzelfsprekend doen we dit in samenspraak met de drie andere gemeenten. In 2024 starten we met het werken vanuit deze agenda. De thema’s uit deze agenda zijn leidend voor de paragraaf bedrijfsvoering in de programmabegroting 2025.

Organisatieontwikkeling
De organisatieontwikkeling blijft zich in 2024 richten op onze kernwaarden wendbaarheid, slagvaardigheid, professionaliteit en samenwerken. Daarmee kunnen we met elkaar het wonen, werken en leven in Leiden elke dag een beetje beter maken.
Onze belangrijkste focusgebieden zijn:
1. Verbindend leiderschap
2. Integraal en ketengericht samenwerken
We nemen de praktijk als centrale leerschool en we brengen de organisatieontwikkeling dichtbij medewerkers en hun dagelijkse werk. Hierdoor krijgen de kernwaarden betekenis in het werk en creëren we eigenaarschap. We doen dit door een inspirerend leiderschapstraject, managementtrainingen, leernetwerken en trainingen planmatig werken en praktijkondersteuning in Leidse opgaves. Ook evalueren en leren we hoe we samenwerken aan die Leidse opgaves. We sturen aan op een sterke bottom-up beweging waarin medewerkers bewuster bezig zijn met hoe zij hun werk doen. Hierdoor ligt de verantwoordelijkheid voor de organisatieontwikkeling breed in de organisatie en voelen medewerkers dat zij hier zelf een bijdrage aan kunnen leveren.

Human Resource Management (HRM)
Belangrijke thema’s in 2024 op het gebied van HRM zijn duurzame inzetbaarheid, aantrekkelijk (inclusief) werkgeverschap en een optimale formatie en bezetting. We streven naar een vitale, wendbare organisatie met medewerkers die slagvaardig en professioneel bijdragen aan de Leidse maatschappelijke opgaven.

Duurzame inzetbaarheid
In 2024 intensiveren wij de ingezette integrale aanpak gericht op de verlaging van de ervaren werkdruk, het terugdringen en voorkomen van verzuim en bevorderen van de vitaliteit. De kern van deze aanpak is het bevorderen van vitaliteit en preventie. Daarnaast wordt met de doorontwikkeling van het in 2023 vastgestelde strategisch opleidingsbeleid inhoud en vorm gegeven aan continu leren en verbeteren, leerlijnen en persoonlijk leiderschap.

Aantrekkelijk (inclusief) werkgeverschap
In 2023 is er een nieuwe CAO vastgesteld. Er wordt een start gemaakt om personele regelingen stapsgewijs te actualiseren en moderniseren en zo in lijn te brengen met aantrekkelijk en inclusief werkgeverschap. ‘Samen maken we de stad’ blijft onze boodschap als het gaat over inclusief werkgeverschap. In 2024 wordt het HRM beleid ten aanzien van inclusief werkgeverschap op relevante onderdelen getoetst en eventueel aangepast op basis van het DI&G beleid.

Optimale formatie en bezetting
Ook in 2024 moeten we rekening houden met een steeds krapper wordende arbeidsmarkt.. Inzet op het bieden van ontwikkelruimte, doorgroeimogelijkheden en moderne arbeidsvoorwaarden, in combinatie met verbindend leiderschap, is cruciaal om medewerkers gemotiveerd en betrokken te laten werken en hen te behouden voor de gemeente. Tevens blijven we ons inspannen voor innovatieve manieren van werving, selectie en arbeidsmarktbenadering om onze zichtbaarheid als goed en inclusief werkgever in de Leidse regio te vergroten. Ook wordt er in 2024 meer werk gemaakt van het analyseren van redenen van uitstroom, om als organisatie meer bewustwording te creëren en eventueel tijdig interventies te kunnen inzetten.

Indicatoren HRM
In de jaarstukken rapporteren we op de onderstaande indicatoren en hanteren we onderstaande streefwaarden.

Tabel: indicatoren HRM

*Conform Personeelsmonitor 2022 voor 100.000+ gemeenten

Toelichting bij bovenstaande tabel

Ziekteverzuim
Over het algemeen is het verzuim fors hoger dan we met elkaar acceptabel vinden. Bij sommige onderdelen, zoals bij Beheer, zien we dat het verzuim extra hoog is. Dit heeft ook zijn effect op het gemiddelde verzuimpercentage van de gemeente Leiden. Doordat niet alle 100.000+ gemeenten ‘beheer’ in eigen dienst hebben is het verzuimcijfer moeilijker vergelijkbaar met andere gemeentes. In 2023 is mede door de integrale inspanningen op vitaliteit, Arbo & gezondheid en werkdruk een daling in het verzuim te bemerken. We verwachten echter niet dat we het eerder in de begroting voor 2023 opgenomen streefcijfer van 5,4% zullen halen in 2023. De genoemde aanpak zal verder worden ontwikkeld en geïntensiveerd in 2024. Als streefcijfer voor 2024 is de ambitie om op het niveau uit te komen van de landelijke realisatie in 2022 (6,4%).

Externe inhuur
Het streefcijfer voor 2024 is gebaseerd op de landelijke realisatie in 2022. Het sec verlagen van ons percentage externe inhuur is, gezien de huidige arbeidsmarkt, geen doel op zich.

HRM kengetallen
Naast de realisatiewaarden voor bovengenoemde indicatoren nemen we in de jaarstukken de volgende kengetallen op: Formatie en Bezetting, Verzuim, Mobiliteit, Samenstelling van het medewerkersbestand, Stages, Banenafspraak en een analyse van de salarislasten.

Informatievoorziening, informatiebeveiliging & gegevensbescherming
De focus in de digitale informatievoorziening ligt op het digitaal steeds beter van dienst kunnen zijn van de Leidse inwoners, ondernemers en instellingen en op hoe medewerkers van de gemeente Leiden hun werk op een betere, gemakkelijkere en veilige manier kunnen doen. We moeten blijvend investeren in een stabiele en vereenvoudigde ICT omgeving, zodat we een goede (digitale) dienstverlening kunnen blijven garanderen.

Doorlopende optimalisatie en ontwikkeling van de IV
Vervanging en/of vernieuwing van ICT applicaties en -infrastructuur is een doorlopende activiteit. Een aantal grote en belangrijke veranderingen die in 2024 op de planning staan zijn:
• Een aantal grote applicatievervangingen met een organisatiebrede impact zoals de her-aanbesteding van het financieel systeem en vervanging van het zaaksysteem.
• Het verhogen van de vindbaarheid van informatie, voldoen aan wet- en regelgeving rondom privacy, opslag, archivering en ontsluiting van informatie.
• Structurele verbeteringen aan de ICT infrastructuur om de performance, stabiliteit en beschikbaarheid van de IV systemen en de werkplek te verhogen.

Reguliere vervanging van applicaties en onderhoud wordt doorgaans bekostigd uit bestaande budgetten aangevuld met het IV-implementatiebudget dat sinds 2022 regulier in de begroting is opgenomen. Voor bovengenoemde grotere veranderingen loopt dit anders. Vervanging is dan altijd uitermate arbeidsintensief, met een lange doorlooptijd en is daardoor kostbaar.
Daarom is de bekostiging van grote vervangingen altijd maatwerk, met aparte financiering. Het beschikbare implementatiebudget volstaat daarbij doorgaans niet. Als dat aan de orde is ontvangt de raad vooraf een afzonderlijke aanvraag. Monitoring vindt plaats via de bestuursrapportages.

Doorontwikkeling IV - moderne dienstverlening
Om onze dienstverlening aan inwoners te optimaliseren investeren we komende jaren in een goed ICT landschap op basis van Common Ground principes. We vernieuwen de online dienstverlening via MijnLeiden en ontplooien initiatieven om te voldoen aan de wettelijke eisen, zoals de wet open overheid, single digital gateway en wet op elektronische publicaties.
We realiseren de randvoorwaarden om onze dienstverlening en beleid op een goede manier in te richten en te monitoren op basis van datagedreven werken (Leidenaar in beeld).
In deze collegeperiode is hiervoor extra geld beschikbaar (€ 800.000 per jaar in 2023, 2024 en 2025).

Randvoorwaarden: informatiebeveiliging & gegevensbescherming (privacy), (IB&P)
De gemeente werkt doorlopend aan het verhogen van de veiligheid (inrichting en bewustwording), continuïteit, rechtmatigheid (AVG, Wpg) en verantwoording van informatieverwerking. Voor 2024 is er bijzondere aandacht voor de uitwerking in nationale wet- en regelgeving van de NIS2-richtlijn en de inbedding van Business Continuity Management binnen onze organisatie. We gaan bovendien verder met inrichten van privacy-verantwoording en risicoanalyses op de inzet van algoritmes en AI toepassingen.
Indicatoren IB&P
In de jaarstukken rapporteren we op de onderstaande indicatoren:
a) aantal datalekken, uitgesplitst naar ICT gerelateerd en overig (Privacy/AVG)
b) aantal klachten m.b.t. rechten van betrokkenen (Privacy/AVG)
c) aantal IT beveiligingsincidenten en inbreuken (IB)
d) percentage investeringen in cybersecurity van het totale ICT budget (IB)
e) percentage deelname medewerkers aan bewustwordings e-learnings (IB&P)

Financiën en control
Belangrijke ontwikkelingen die van invloed zijn op het gebied van financiën en control zijn:
• Voorbereiding voor een nieuw financieel en mogelijk inkoopsysteem: We streven ernaar om begin 2024 de aanbesteding af te ronden, waarna later in 2024 de invoeringsfase kan starten. De invoeringsdatum is afhankelijk van een succesvolle aanbesteding en afspraken die gemaakt worden met de leverancier aan wie de opdracht gegund wordt. Dit wordt op een later moment bekend.
• Verdergaande informatisering en robotisering: We voeren (opnieuw) verbeteringen door bij de afhandeling van inkomende facturen en bij het verzenden van e-facturen. Daarnaast gaan we bij minimaal één proces ervaring opdoen met gerobotiseerde interne controle. (NB: we houden organisatiebreed bij keuzes voor robotisering goed in de gaten wat de impact is op het huidige werk. Ook de ondernemingsraad wordt daarbij betrokken.)
• Bedrijfscontinuïteitsmanagement en risicomanagement: Door expliciet in de processen en de beschrijving daarvan aandacht te geven aan de risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen, komen we beter in control.
• Versterking van de verbinding van de werkzaamheden in het kader van interne controle op rechtmatigheid met disciplines als risicomanagement, werkprocesmanagement, bedrijfscontinuïteitsmanagement, IT-audit en informatieveiligheid en privacy.

Doelmatigheids en doeltreffendheidsonderzoeken
Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met uw raad. Conform artikel 37 van de financiële verordening rapporteren wij hierover in de paragraaf bedrijfsvoering. In 2024 zijn de onderstaande doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken gepland:

Tabel: Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken (art. 213a Gemeentewet)

Opvolging aanbevelingen Rekenkamercommissie
We rapporteren (op basis van RV 20.0022) in de jaarstukken over de stand van zaken ten aanzien van de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie.

Facilitaire dienstverlening en huisvesting
In 2024 wordt samen met Grond- en Vastgoedbedrijf (GVB) een plan opgesteld voor de Leidse ambtenarenhuisvesting voor de komende jaren.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)
We werken verder toe naar een duurzaam normaal binnen de gemeente Leiden. In november 2022 ondertekenden we het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Sindsdien zetten we nog meer in op ons eigen opdrachtgeverschap. De nadruk ligt nog meer op het als organisatie gewoon duurzamer te doen. In 2024 voldoen al onze inkopen minimaal aan drie thema’s van het Manifest MVOI. Hier gaan we meer op monitoren.

Juridische zaken
Speciale aandacht gaat op het gebied van juridische zaken in 2024 uit naar de volgende onderwerpen:

1. Open & Toegankelijke Overheidsinformatie: In 2022 is een project gestart waarin uitvoering wordt gegeven aan de wettelijke verplichtingen op grond van de Wet open overheid (Woo), de Wet elektronische publicaties (Wep) en het Besluit digitale toegankelijkheid (Bdto). Deze wetten hebben met elkaar gemeen dat het doel is om te komen tot een transparante en toegankelijke overheid. Dit loopt in 2024 door en omvat dan ook de invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer die per 1 januari 2024 in werking treedt.
2. Gemeenschappelijke regelingen: Vanaf 1 juli 2022 is de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen van kracht. Bestaande gemeenschappelijke regelingen moeten vóór 1 juli 2024 zijn aangepast aan de nieuwe Wgr. Op grond van de wetswijziging heeft de raad meer instrumenten om controle te houden op gemeenschappelijke regelingen. De wijze waarop de raad deze instrumenten kan inzetten moet in 2024 vorm krijgen.
3. Bezwaarbehandeling: We zetten het toepassen van Prettig Contact met de Overheid (PCMO) bij de bezwaarbehandeling voort. In 2023 en 2024 is er extra aandacht voor het trainen in PCMO van medewerkers die het bestuursorgaan vertegenwoordigen. Ook de bezwaarbehandelaars en de leden van de bezwarencommissie worden regelmatig getraind in deze vaardigheden. Deze aanpak is gericht op een procedureel rechtvaardige bezwaarbehandeling en (herstel van) vertrouwen in de overheid. In 2024 loopt het in 2023 gezamenlijk opgestarte LEAN-traject door met als doel kortere doorlooptijden voor de bezwaren op zowel sociaal als ruimtelijk domein. Hierbij is extra aandacht voor optimalisatie van het werkproces en het nakomen van de werkafspraken over en weer.